Op naar klare data!

Samen met experten uit het culturele veld blijven we volop nieuwe dataprofielen verzamelen en bestaande profielen updaten. Voor sommige deelcollecties is dat minder evident. In het najaar 2025 hebben we hier samen met de cultureelerfgoedsector stappen in gezet.

Voortbouwend op de langdurige samenwerking tussen Vlaamse en Nederlandse erfgoedinstellingen rond dataregistratie, bundelen we hiervoor de krachten met onze buren van Netwerk Digitaal Erfgoed. We organiseerden twee bijeenkomsten voor kennisuitwisseling. In deze bijeenkomsten deelden we ervaringen, toetsen we noden en verkennen we samen de toekomst van registratie.

Verslag Workshop 23 september 2025

Workshop archeologie

Vraagstukken

• Hoe registreer je archeologische objecten in een gemengde collectie? Bijvoorbeeld bij een historische vereniging of museum, die ook andere typen objecten in de collectie hebben?
• Kunnen we een datamodel ontwikkelen waar allerlei typen organisaties met archeologische collecties mee uit de voeten kunnen?
• Is het mogelijk om hierin samen te werken (Nederland en Vlaanderen)?

Next steps

• Het archeologisch bestel (wetten en regelgeving m.b.t. deponeren en data) verschilt behoorlijk in Nederland en België.
• We willen verder uitzoeken waarin we toch kunnen samenwerken, zeker m.b.t.standaarden op het vlak van registreren.
• We willen graag de noden ook verder in kaart brengen.
• Verkennen of het wenselijk is om naar één systeem toe te werken of juist verschillende systemen die beter verbonden zijn?
• Er komt zeker een vervolg.

Workshop sprekende (mondelinge) geschiedenis

Vraagstukken

• Registratie/vindbaarheid
• Gebruik van termen
• Vinden/toepassen standaarden
• Vindbaarheid/doorzoekbaarheid
• Privacy/juridische richtlijnen
• Richtlijnen
• Gebruik oude interviews
• Privacy / AVG
• Migratieverhalen/belastende info
• Opslag
• Duurzaam bewaren kleine(re) organisaties
• Opslag als infrastructuur
• Inzet van AI
• Context
• Toevoegen context vaak te laat of niet
• Er komt meer bij (documenten, objecten en hoe relatie bewaren)

Next steps

• Best practices verzamelen: CEST, Wegwijzer online collecties en Kennisbank Open Erfgoed
• Invulboek/dataprofiel - niet alleen Dublin Core maar ook Schema.org
• Standaard levend en actueel houden - wie?
• Best practices gebruik AI bij vergroten vindbaarheid

Workshop hedendaagse kunst

Vraagstukken

• Veranderlijkheid van werken
• Kunstwerken evolueren: nieuwe versies, presentatievormen, gewijzigde titels.
• moeilijk te vatten in één record.
• blijvende invloed van kunstenaars
• Onduidelijke status van het werk
• Wat is “het werk”? (origineel vs. kopie, werk vs. documentatie).
• Performances: documentatie is niet het werk zelf, maar essentieel voor overdracht.
• Verschillende lagen: installatie, digitale component, object, documentatie.
• Registratie van immateriële en digitale kunst
• Interactieve, plaatsgebonden, organische, digital born werken vragen flexibele systemen.
• Digitale infrastructuren (bv. websites) zijn soms extern beheerd → risico op verlies.
• Technische en organisatorische aandachtspunten
• Registratiesystemen schieten tekort voor veranderlijke en gelaagde werken.
• Nood aan linked data-oplossingen en betere koppelingen met DAMS, IIIF.
• Standplaatsregistratie is complex bij multimediale installaties.
• Auteursrechten, archiefbeheer, en presentatieverantwoordelijkheid vragen heldere afspraken.
• Behoefte aan tools en workflows
• Documentatieworkflow gewenst: van verwerving tot presentatie.
• Heldere invulinstructies en voorbeeldcases per werktype.
• Mapping naar internationale standaarden (SPECTRUM, Invulboeken, LIDO).
• Flexibele dataprofielen

Next steps

• Registratie en documentatie moeten hand in hand gaan - inclusief participatief registreren.
• Geen one-size-fits-all profiel mogelijk: nood aan modulair systeem of uitbreidbare profielen.
• Belang van relaties leggen tussen systemen, databronnen en betrokken personen.
• Werk maken van gedeelde praktijken, vocabularia en infrastructuur voor veranderlijke kunst
• Hoe bakenen we af wat geregistreerd wordt als "het werk", en hoe zorgen we dat toekomstige presentaties trouw blijven aan de intentie én context van het kunstwerk?

Workshop archieven

Vraagstukken

• Uiteenlopende types archieven, elk met een eigen statuut en aanpak
• Institutioneel/bedrijfsarchief - archief uit de werking van de organisatie zelf.
• Historisch archief - afgesloten delen van de eigen werking met erfgoedwaarde.
• Directeurs- of persoonsarchieven - individueel gevormd, vaak later geschonken.
• Kunstenaarsarchieven - schenkingen of nalatenschappen van kunstenaars.
• Documentaire verzamelingen - kunsthistorische documentatie, tentoonstellingsdossiers, enz.
• Belangrijke observaties:
• Mengvormen zijn gebruikelijk (vb. menging van archief & documentatie)
• Overlap met bibliotheek- of collectiestatus vereist duidelijke afbakeningscriteria
• Archiefvormer is niet altijd de beherende instelling
• Juridisch statuut heeft invloed op de manier van registratie en beheer
• Overheidsinstellingen volgen de archiefwet en selectielijsten (bv. Stadsarchief Gent).
• Privé- of vzw-structuren werken op basis van eigen beleidskeuzes.
• In Nederland bestaat een basisselectielijst, waar musea zich op kunnen inspireren.
• Nood aan:
• beslissingsboom die bepaalt:
• Is dit archief, collectie of bib?
• Institutioneel, historisch of privaat?
• per soort statuut een mogelijk ordeningsschema en dataset
• Op welk niveau wordt geregistreerd (blok, bestanddeel, stuk)?
• relateren naar andere beschrijvingen

• handleidingen en voorbeeldscenario’s voor intake, registratie en beheer
• scoping: wat wordt geregistreerd, op welk detailniveau, en waarom?

• Registratiepraktijk:
• Belangrijkste doelen:
• Bekendmaking en ontsluiting
• Onderzoek mogelijk maken
• Interne werking ondersteunen
• (Digitale) beschikbaarstelling
• Verschillende registratieniveaus
• Collectie niveau - voorlopige of globale beschrijving
• Bestanddeel - definitief detailniveau voor beheer en doorverwijzing
• Stukniveau - optioneel enkel waar inhoudelijk of beleidsmatig relevant

• Uitdagingen:
• Beperkt personeel en tijd
• Grote backlogs en versnipperde aanpak
• Gebrek aan uniforme procedures
• Aansluting van de nodige workflows op de realiteit in musea.
• Invulboeken moeten systeemonafhankelijk zijn, maar realiteit vraagt afstemming met bestaande systemen (bv. Axiell, Adlib, databanken).
• Relaties en verwevenheid:
• De verwevenheid tussen archieven, collecties en bibliotheekmateriaal is groot
• Belang van die relaties tussen archieven, collectiestukken, bibliotheekmateriaal en documentatie expliciet zichtbaar maken,
• Grote nood aan:
• Tools of modellen die deze verwevenheid kunnen ondersteunen
• Unieke codering voor koppeling met andere systemen
• Bewustzijn dat registratie niet los kan staan van beheer (het proces moet mee gedefinieerd worden

• Aanbevelingen/wensen voor het Invulboek Archieven
• Voorstel workflow: statuut archief bepalen, registratie, unieke codering om link te leggen naar andere beschrijvingen
• Geen nood aan nieuw stukniveau-model
• Wel nood aan een scopingmodel met drie onderdelen: archiefvormer, het geheel van een archief, bestanddeel
• Standaarden en handleidingen (ISAD (selectief toegepast), ISAAR, ISDF (voor vormer en functies), RiC (Resource in Context) voor LOD-netwerking (lange termijn), Invulsjabloon (CKV)
• Flexibel toepasbaar afhankelijk van doel & diepgang
• Aanvullend zijn op bestaande modellen, niet duplicerend

Next steps

Korte termijn:

• Oprichten van een redactieraad (met o.a. CKV, Alina, Geerd).
• Scoping invulboek:
• Visie rond archieven bij musea
• Statuten definiëren
• Sets van relevante velden bepalen (per type)
• Inrichten van een online werkruimte voor documentatie en sjablonen
• Samenbrengen van bestaande praktijken en normen

Middellange termijn:

• Ontwikkelen van een beslissingsboom en voorbeeldprocedures.
• Afstemmen van registratiesjablonen op:
• Doel (bekendmaking, onderzoek, intern beheer)
• Type archief (privaat, institutioneel, hybride)
• Niveaus (blok - bestanddeel - stuk)
• Inventariseren van bestaande normen en richtlijnen (CKV, Archiefpunt, Gent, Felixarchief, …).

Workshop immaterieel erfgoed

Vraagstukken

• Kernuitdaging: Registratie van iets dat leeft en verandert. ICE-registratie vraagt een shift van objectdenken naar procesdenken — met oog voor gemeenschappen, context, evolutie en samenwerking.
• ICE = levend erfgoed: handelingen, technieken, rituelen, gebruiken, niet te verwarren met mondelinge geschiedenis of louter objecten.
• Belang van een ethisch en participatief kader, geïnspireerd op:
• UNESCO-conventie (2003)
• FAIR & CARE-principes voor datagebruik
• Shared stewardship: gemeenschappen als mede-eigenaars van data
• Registratie botst op het spanningsveld tussen:
• Het statische karakter van databases
• Het dynamische karakter van ICE-praktijken
• Infrastructuur & datamodel
• ICE past moeilijk in klassieke collectieregistratiesystemen (bv. MuseumPlus, Adlib).
• Datamodellen zijn onvoldoende: ICE is geen object, maar vaak wel verbonden aan objecten.
• Minimale registratie moet mogelijk zijn (vooral t.b.v. vindbaarheid en koppelingen).
• Associaties (personen, locaties, gebeurtenissen) zijn essentieel, maar technisch moeilijk.
• Behoefte aan invulboek of sjabloon, ondersteund door handleidingen en opleidingen.
• Participatie & samenwerking
• Participatief registreren is cruciaal, maar ook traag en arbeidsintensief.
• Gemeenschappen willen praktijken beheren, niet altijd de data errond.
• Belang van duidelijke communicatie, meerwaarde voor gemeenschappen en afspraken over eigenaarschap.
• Aandacht voor meerstemmigheid: wie vertegenwoordigt een gemeenschap? Hoe omgaan met uiteenlopende visies?
• Praktische voorbeelden en dilemma's
• Wat registreer je als "object" wanneer ICE geen materieel anker heeft?
• Vervangbare objecten (vb. handpop, beschimmelde kleding) moeten kunnen gelinkt worden via relaties ("is vervangen door").
• Poppenspel (Huis van Alijn) en interviews bij Red Star Line als voorbeelden van ICE-registratie zonder vaste objectkoppeling.
• Discussie over wat musea op hun eigen websites publiceren: enkel het object? Of ook de praktijk?

Next steps

• Mogelijk nood aan een invulboek voor ICE binnen museale context?
• Handleiding & werkwijze voor participatief registreren
• Onderzoek naar integratie van ICE-data in bestaande systemen (bv. Axiell, MuseumPlus, immaterieelerfgoed.be)
• Opzetten van een POC / pilootproject met geïnteresseerde instellingen
• Opstellen van een RACI-model rond verantwoordelijkheden
• Aandacht voor tijd & middelen bij implementatie
• In kaart brengen van internationale voorbeelden & use cases

Verslag Studiedag 9 december 2025