Samen digitaal! Het verhaal van de Nederlands-Vlaamse collectieregistratie

Auteur

Annette Gaalman (coördinator Netwerk Digitaal Erfgoed, Erfgoed Brabant)

Inleiding

Internationale samenwerking is dé sleutel tot het digitaal toegankelijk maken van informatie over museale objecten over grenzen van organisaties heen. Niet alleen zou het heel jammer zijn voor de uitwisseling als elke organisatie of elk land zijn eigen werkwijze volgt, het is ook bijzonder ineffectief als iedereen afzonderlijk tijd steekt in het bedenken van een aanpak. Daarom werken museum- en erfgoedconsulenten van Vlaanderen en Nederland al decennia samen in het ontwikkelen van instructies voor het beschrijven van objecten.

Tot nog maar twintig tot vijfentwintig jaar geleden waren het alleen de medewerkers van het museum zelf die hun weg moesten vinden in de collectie. Vaak kenden de conservatoren of registratoren de collectie al goed. Toch werd al vanaf de jaren 1980 een beweging ingezet om gegevens

over museumobjecten op een gestandaardiseerde manier vast te leggen. Dat had ook te maken met de toename van musea en collecties, én de verbreding in typen collecties: grote hoeveelheden gebruiksvoorwerpen kwamen in veelal kleinere musea terecht, waar vrijwilligers zich sterk maakten voor het behoud van het lokale of regionale erfgoed van het dagelijks leven. De beweging naar een bredere betrokkenheid bij erfgoed leidde ook tot de behoefte aan ondersteuning in het museumwerk. Zo werd de basisregistratiekaart voor museale objecten ontwikkeld, de uitgebreidere historisch voorwerpkaart, maar ook de natuurhistorisch en kunsthistorisch voorwerpkaart.

Art & Architecture Thesaurus

Vanaf het begin werd over de grenzen gekeken naar goede voorbeelden. Zo is de historisch voorwerpkaart rechtstreeks afgeleid van de in het Verenigd Koninkrijk ontwikkelde historical artefact card. En ook CIDOC, Comité International pour la Documentation van ICOM, ontwikkelde richtlijnen voor het beschrijven van museale objecten. De Engelse Museum Documentation Association ontwikkelde bovendien een handboek voor collectiemanagement: Spectrum.

Met de komst van de geautomatiseerde collectieregistratie, ook in die tijd, werden de handmatige kaarten vertaald naar velden in de eerstegeneratiesoftwaresystemen, zoals Q&A. Op dat moment was al duidelijk dat niet alleen de verschillende typen informatie per object in verschillende velden moest worden opgenomen, maar ook dat het goed zou zijn om gemeenschappelijke termenlijsten te gebruiken. Het oog viel op de Art & Architecture Thesaurus (AAT). Anders dan de naam doet vermoeden is dat een termenlijst met toen al meer dan 110.000 termen voor door de mens gemaakte objecten en aspecten daarvan (dus zeker niet alleen kunst en architectuur). Die thesaurus, die werd ontwikkeld en wordt beheerd door het Getty Institute, werd aanvankelijk vooral gebruikt voor bibliotheek- en beeldcollecties van universiteiten, maar bleek ook heel geschikt voor museale collecties. In 1995 werd de eerste Nederlandse vertaling gemaakt.

Er werd ook bedacht dat het belangrijk was dat elk museum een uniek nummer zou hebben, zodat de combinatie van museum- en objectnummer onbetwist dat ene specifieke object zou aanduiden.

Met gezamenlijke afspraken over te gebruiken velden voor informatie over het museaal object, termenlijsten en een uniek nummer om elk object duurzaam te identificeren lag de weg vrij naar het via internet toegankelijk maken van de collecties voor een breed publiek. En dat was ook wat de musea wereldwijd gingen doen, een proces dat nu nog in volle gang is.

Het ‘Invulboek’

Terug naar 2005: op het Provinciaal Domein Puyenbroeck, even ten noorden van Gent, kwam een groep Vlaamse en Nederlandse provinciaal museumconsulenten en registratoren van musea samen. In een tweedaagse werksessie legden zij de laatste hand aan de eerste versie van het Invulboek. Het initiatief werd genomen door de museumconsulenten van de provincie Oost-Vlaanderen, die een collectief collectieregistratiesysteem realiseerden voor musea in Oost-Vlaanderen: Musea Oost-Vlaanderen in Evolutie (MovE). Een Invulboek zou alle deelnemende musea helpen om consistent te registreren, niet alleen de aan MovE deelnemende musea. Dit zou een invulboek worden waar alle musea in Vlaanderen en Nederland een leidraad in konden vinden. Tot de dag van vandaag vervult het die rol. Het Invulboek wordt nu beheerd en doorontwikkeld door meemoo, Vlaams instituut voor het archief.

Al vanaf de jaren 1990 trokken Vlaamse en Nederlandse museumconsulenten, die tot taak hadden musea te ondersteunen in het maken van professionaliseringsslagen, samen op. Een werkgroep Registratie en Documentatie ontwikkelde vele handleidingen en cursusprogramma’s. Waarom dit allemaal apart doen, terwijl de taal en ook de aanpak ons verbonden? Zo ook het maken van de vertaling van de AAT. Vanaf de start in 1995 was dit project een Nederlands-Vlaamse samenwerking. In dezelfde periode en vanuit dezelfde Vlaams-Nedersamenwerking rondom museumondersteuning kwam ook... Museumpeil tot stand.

Spectrum

Het gezamenlijk werken aan het MovE-Invulboek was de opmaat naar de gezamenlijke vertaling van Spectrum, handboek voor collectiemanagement. Was het Invulboek aanvankelijk gericht op één specifiek collectieregistratiesysteem, Spectrum beschrijft het hele proces van handelingen met objecten en de informatie di je daarvoor vast moet leggen op een meer generieke manier. Uiteindelijk zijn beide op een heel goede manier bij elkaar gekomen.

In Vlaanderen is het Invulboek omgevormd naar een handboek voor collectieregistratie – ongeacht welk collectieregistratiesysteem je gebruikt – gebaseerd op Spectrum. Softwareleveranciers gebruiken de informatie-eenheden in Spectrum als basis voor hun systemen. De Nederlandse vertaling van Spectrum is eigendom van FARO. Vlaams Steunpunt voor Cultureel Erfgoed en van de Nederlandse Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed.

Bij alle initiatieven om standaarden voor het Nederlandse taalgebied beschikbaar te maken, speelden musea zelf steeds een belangrijke rol. Medewerkers van musea droegen en dragen intensief bij aan zaken als het Invulboek en de vertaling en uitbreiding van de AAT.

De waarde van het collectief

Fast forward naar 2025: collectieregistratiesystemen zijn veelal ingericht naar Spectrum-richtlijnen en bieden vaak ook de functionaliteit om gemeenschappelijke termenbronnen te

gebruiken. Een veelgebruikte bron blijft de AAT. En de digitale representaties van museale objecten (foto’s en objectinformatie) hebben duurzame identificatienummers. De concepten die al voor de eeuwwisseling bedacht waren zijn technisch realiseerbaar geworden en vormen nu de basis van een brede onlinetoegang tot museumcollecties.

Musea hebben de mogelijkheid die internet biedt omarmd om hun collecties, die zich grotendeels in depot bevinden, voor een breed publiek online beschikbaar te maken. Hiermee hebben ze een geheel nieuwe vorm van publieksbereik aangeboord. Aanvankelijk deden ze dat vooral via hun eigen websites, maar al heel snel werd de waarde van het collectief duidelijk. Dit zou voor het publiek écht meerwaarde hebben: over de grenzen van organisaties heen collecties doorzoekbaar maken is niet alleen een interessante piste voor onderzoekers, maar zeker ook voor het bredere publiek.

Bij dit alles werd al snel duidelijk: het gaat niet alleen om toegang in de zin van ‘online plaatsen’, maar vooral om de verhalen achter de objecten. Museale databases zijn nu vaak nog vooral gevuld met interne informatie, zelfs met informatie die het museale object fysiek beschrijft bij gebrek aan een foto. Inmiddels zijn foto’s bij de museale objecten grotendeels online beschik baar en kunnen omschrijvingen als ‘schilderij met blauwe vaas met gele narcissen’ of ‘koffiemolen om aan de muur te bevestigen versierd met een bloemmotief’ vervangen worden door omschrijvingen die echt betekenis geven aan een object. Zo wordt het ook des te boeiender voor een brede groep geïnteresseerden.

Vruchtbare samenwerking

Onlangs is daarom vanuit de ‘datawerkplaatsen’ in het Netwerk Digitaal Erfgoed in Nederland aan het Invulboek Objecten een leidraad toegevoegd voor het bieden van publieksgerichte informatie bij objecten: het Dataprofiel Collectie-informatie voor het publiek. En de Vlaamse collega’s hebben in de afgelopen jaren vele andere profielen toegevoegd, bijvoorbeeld voor specifieke typen collecties, op de Kennisbank van meemoo. Zo is er nu ook een Invulboek Publicaties. Er wordt recht gedaan aan de veranderende publiekswerking van musea, met bijvoorbeeld meer aandacht voor immaterieel erfgoed en een meer participatieve manier van werken, hetgeen ook zijn weerslag

vindt in de registratiepraktijk. Kortom: dit is een enorme bron van informatie, beschikbaar voor het hele Vlaams-Nederlandse erfgoedveld. Medewerkers van musea zijn bovendien van harte uitgenodigd om mee te werken aan de uitbouw en het onderhoud van het Invulboek.

De toepassing van de standaarden heeft ertoe geleid dat ook de volgende stappen, met name het publiceren van collectie-informatie als linked open data, makkelijker gezet kunnen worden. Daarmee wordt gerealiseerd dat de betekenis van de data in verschillende systemen door machines begrepen kan worden, waardoor de informatie verbonden kan worden.

Dit zal nog even duren, maar de vruchtbare samenwerking van Vlaanderen en Nederland in het proces van ‘omgekeerde kaartenbak’ naar breed toegankelijke collectie-informatie, wordt ongetwijfeld voortgezet!