Doorlichting technische onderbouw VKC online catalogus

Auteur(s)

• Bert Lemmens(PACKED)
• Pascal Ennaert (VKC)
• Arthur Hanselman (CiT)
• Joachim De Schagt (Pure Sign)
• Guinevere Souffreau (Groeningemuseum Brugge)
• Johan De Smet (MSK Gent)
• Yolande Deckers (KMSKA)

Status

De resultaten van de doorlichting werden in oktober 2012 gepresenteerd aan de collectiemedewerkers en directieleden van de drie musea. Het eindrapport van de doorlichting werd gepubliceerd in januari 2013. De conclusies en aanbevelingen van de doorlichting werden verwerkt in een actieplan, dat vanaf 2013 wordt uitgevoerd.

Doorlichting van de technische onderbouw van de VKC-catalogus. Eindrapport, PACKED, 2013

Doorlichting van de technische onderbouw van de VKC-catalogus. Bijlagen, PACKED, 2013

Doorlichting van de technische onderbouw van de VKC-catalogus. Presentatie, PACKED, 2013

Probleemstelling

In 2004 lanceerde de Vlaamse Kunstcollectie een van de eerste online collectiecatalogi in Vlaanderen. Deze catalogus had de ambitie om de collecties van de drie grote kunsthistorische musea in Vlaanderen als een geheel virtueel toegankelijk te maken. Een virtuele catalogus werd toen beschouwd als een instrument om ook de collectie die in de depots zit toegankelijk te maken. Men hoopte ook dat de online presentatie van deze verborgen collecties een stimulans zou betekenen voor de collectieregistratie.

Bijna tien jaar later heeft de VKC online catalogus het gezelschap gekregen van een reeks andere online museumcatalogi en richt de digitale strategie van de VKC zich meer naar een internationaal publiek. Daartoe heeft de VKC een aantal aanverwante webpublicaties ontwikkeld die de collecties in de diepte presenteren. Bovendien is het onderhoud en de actualisering van de VKC online catalogus ook volledig stilgevallen en ziet VKC de gebruikersstatieken van de catalogus teruglopen.

Begin 2012 vraagt VKC aan PACKED vzw om de technische onderbouw van de VKC online catalogus door te lichten om te kijken of die nog beantwoord aan de eisen van VKC's digitale strategie. Het uitgangspunt voor deze doorlichting vormde de vaststelling dat:

1. VKC, door talrijke technische aanpassingen en lacunes in de documentatie en het voortijdig afscheid van de vorige webmaster, geen overzicht meer heeft over architectuur van de technische onderbouw,
2. dat de online catalogus, omwille van verouderde data en zoekfunctionaliteit, steeds minder gebruikt wordt voor de ontsluiting van de collecties, en
3. dat de online catalogus geen meerwaarde vormt voor de aanverwante webpublicaties die de afgelopen jaren werden ontwikkeld.

Met een doorlichting van de technische onderbouw had VKC twee objectieven:

1. een helder beeld verwerven van de actuele technische onderbouw die de VKC online catalogus technisch realiseert, en
2. aanbevelingen krijgen om de architectuur van deze onderbouw eenvoudiger en efficiënter te maken.

Dit moet lijden tot een actualisering en verbetering van de technische onderbouw en het beheer van de VKC online catalogus vergemakkelijken.

Methode

De doorlichting werd uitgevoerd door PACKED vzw en ging van start in januari 2012. In samenwerking met de VKC coordinator werden drie onderzoeksvragen opgesteld.

1. Welke functionele eisen worden er momenteel aan de VKC online catalogus gesteld?
2. Welke computersystemen vormen de technische onderbouw en welke verbanden bestaan er tussen deze systemen?
3. Hoe kan deze technisch onderbouw efficiënter en eenvoudiger gemaakt worden?

In de maand februari werden interviews afgenomen van de collectiemedewerkers uit de drie musea, de twee ontwikkelaars en de vorige VKC-coordinator. De eerste versie van de doorlichting werd opgeleverd in augustus 2012 en gepresenteerd aan de collectiemedewerkers en directieleden van de drie musea. De conclusies en aanbevelingen werden verwerkt in een actieplan. De definitieve versie van het eindrapport werd gepubliceerd in januari 2013.

Resultaten

De belangrijkste uitkomst van de doorlichting vormde een geheel van 12 aanbevelingen voor het gebruik van standaarden om de integratie en uitwisseling van collectiedata, digitale beelden en data uit externe bronnen te vergemakkelijken.

Deze 12 aanbevelingen vallen uiteen in drie groepen:

Data-uitwisseling:

• Gebruik voor vastleggen van data in het VKC-platform een open, standaard uitwisselingsformaat. (LIDO)
• Automatiseer de uitwisseling van data in het VKC-ecosysteem door het gebruik webservices en open protocollen. (SOAP, REST, OAI-PMH)
• Gebruik standaard beschrijvingsregels voor de inhoudelijke gegevens die via het VKC platform worden verspreid. (SPECTRUM, CDWA, MovE invulboek)
• Overleg op regelmatige basis met de aangesloten musea onder welke vorm in het VKC platform wordt gebracht en langs welke kanalen die data ontsloten wordt.

Digitale beelden:

• Bewaar alle digitale beelden in een netwerkomgeving en maak ze toegankelijk via een webservice.
• Formuleer de technische specificaties waaraan digitale beelden die ter beschikking worden gesteld in het VKC-ecosysteem moeten beantwoorden. (JPEG, JPEG2000, sRGB, aRGB, ECIRGB)
• Gebruik persistente URI’s om digitale beelden in het VKC-ecosysteem te identificeren. (URI, CIDOC LOD for Museums Rec., IIIF)
• Beheer de online toegankelijkheid van digitale beelden met behulp van een ‘resolver infrastructuur’.

Dataverrijking:

• Voeg de gegevens uit dataverrijking zo laag mogelijk toe in de architectuur van het VKC-ecosysteem.
• Gebruik standaard terminologieën om de data te normaliseren. (VIAF, RKDartists&, ULAN, ODIS, geonames, TGN, ICONCLASS, AAT-NED)
• Documenteer administratieve gegevens die de herkomst van de data identificeert.
• Maak duidelijke afspraken over wie de dataverrijking binnen het VKC ecosysteem coördineert, wie de input levert en wie de technische integratie doet.

Bronnen

Doorlichting van de technische onderbouw van de VKC-catalogus. Eindrapport, PACKED, 2013

Doorlichting van de technische onderbouw van de VKC-catalogus. Bijlagen, PACKED, 2013

Contactgegevens

Bert Lemmens
meemoo
Kleindokkaai 9a, 9000 Gent
E: bert.lemmens@meemoo.be
T: ++32 (0)9 298 05 01

Pascal Ennaert
Vlaamse Kunstcollectie
Fernand Scribedreef 1, 9000 Gent
E: pascal.ennaert@vlaamsekunstcollectie.be
T: +32 (0)9 225 49 24