Digitale strategie voor collectiewerking

Auteurs

• Alina Saenko (meemoo, Vlaams instituut voor het archief)
• Rony Vissers (meemoo, Vlaams instituut voor het archief)
• Bart Magnus (meemoo, Vlaams instituut voor het archief)

Digitale strategie?

De digitale strategie is een richtinggevend document voor je digitale werking. Ze bestaat niet in een vacuüm, maar moet aansluiten bij zowel het algemene (collectie)beleid van de organisatie als bij het beleid van de overheden die je organisatie subsidiëren en die bepaalde verwachtingen hebben in verband met je (digitale) werking.

Er bestaan verschillende sjablonen voor je digitale strategie waarop je je kunt baseren. Een van de sjablonen start met de elementen ‘missie’, ‘visie’ en de ‘doelstellingen’ die aangeven wat je nastreeft met je digitale werking. De doelstellingen kun je groeperen rond verschillende thema’s: ‘collectie’, ‘erfgoedgemeenschappen’, ‘inkomsten’ en ‘organisatie’ zijn een goed vertrekpunt. Bij alle doelstellingen horen onderliggende ‘noden’. Tegenover die noden plaats je beoogde ‘ervaringen’. Vervolgens beschrijf je welke ‘methodes’ je wil toepassen om de ervaringen te realiseren, wat daarbij de kritische ‘succesfactoren’ zijn, en aan de hand van welke ‘indicatoren’ je de vooruitgang zal meten.

Hoe begin je eraan?

Zo’n digitale strategie schrijf je niet op je eentje, maar in samenwerking met collega's uit diverse afdelingen van je organisatie en haar management. De opmaak van een digitale strategie gebeurt in overleg en kan dus een tijdsintensief proces worden dat een goede kennis en expertise over digitale technologie, processen en infrastructuur vereist. Als je die expertise extern moet inhuren, heb je ook een budget nodig om die experts te vergoeden.

Het is belangrijk om de opmaak te beginnen met het in kaart brengen van de noden in verband met digitale collectiewerking van interne en externe doelgroepen. Door het invullen van de zelfevaluatietool digitalematuriteit.be kan je de sterktes en zwaktes van de digitale werking in kaart brengen. Dat overzicht zal helpen bij het bepalen van de noden. Die noden kan je samenbrengen in inhoudelijke clusters en voor elke cluster een strategische doelstelling formuleren. Schrijf ook een eerste versie van de missie en de visie voor je digitale werking. Begin daarna ook voor elke doelstelling verder de ervaringen, methodes, succesfactoren en indicatoren te formuleren. Ga voor een iteratieve aanpak bij het schrijven van een digitale strategie. Het helpt om verschillende workshops en gesprekken met je collega’s te organiseren en samen door de tekst te gaan en die zo verder op punt te zetten.

Van strategie naar actie?

De digitale strategie is een basis om een concreet en haalbaar actieplan op te stellen om de gedefinieerde doelstellingen te realiseren. Prioriteer de beoogde ervaringen en succesfactoren: waar is de nood dringend aan en wat kan op lange termijn gerealiseerd worden? Aan de hand van die prioritering en rekening houdend met de methodes, succesfactoren en indicatoren, kan je werkpakketten en taken opstellen. Definieer de nodige resources en de tijdslijn voor die werkpakketten en ga dan gefaseerd aan de slag!

Meer informatie kan je vinden in het dossier Digitale strategie op deze kennisbank.