Minimale registratie

Overzicht minimale registratievelden

veld	definitie
Naam bewaarinstelling	Het veld 'naam bewaarinstelling' documenteert de officiële naam van de organisatie die het object (of de groep objecten) bewaart, beheert en er verantwoordelijk voor is.
Waarde objectnummer	Het veld 'waarde objectnummer' documenteert het unieke nummer dat het object (of de groep objecten) identificeert en op het object is aangebracht of eraan bevestigd is.
Term objectnaam	Het veld 'term objectnaam' documenteert de meest specifieke benaming van het object.
Korte beschrijving	Het veld 'korte beschrijving' identificeert het object in één zin.
Titel	Het veld 'titel' documenteert de naam van het object, toegekend door zijn vervaardiger of verzamelaar, of later toegekende titels.
Term verwervingsmethode	Het veld 'term verwervingsmethode' geeft de wijze aan waarop het object in het bezit of onder het beheer van de instelling is gekomen.
Naam verwervingsbron	Het veld 'naam verwervingsbron' documenteert de naam van de persoon of de organisatie van wie of waarvan de organisatie het object verwierf.
Waarde verwervingsdatum	Het veld 'waarde verwervingsdatum' documenteert de datum waarop de instelling het object heeft verworven.
Identificatie huidige standplaats	Het veld 'identificatie huidige standplaats' documenteert de standplaats waar het object zich thans bevindt.

CIDOC stappenplan

Dit profiel omvat de elementen en velden die in overeenstemming met de ICOM Code of Ethics minimaal gedocumenteerd moeten worden wanneer een object een museum binnenkomt.

"It is an important professional responsibility to ensure that all items accepted temporarily or permanently by the museum are properly and fully documented to facilitate provenance, identification, condition and treatment." (ICOM Code of Professional Ethics, 1990, p. 31, nr.6.2)

Dit profiel is gebaseerd op het CIDOC Fact Sheet No.1 dat in acht stappen uitlegt hoe een object geregistreerd kan worden als het een museum binnenkomt, ongeacht of de registratie analoog of digitaal gebeurd. Hierbij worden drie documenten geintroduceerd:

het ontvangstbewijzen;
het register, en;
de inventaris.

Dit profiel geeft een overzicht van de Invulboek elementen en velden die van toepassing zijn op de minimale registratie.

Stap 1: Ontvangstbewijs

Wanneer object in het museum wordt binnengebracht, krijgt de aanbieder of transporteur een ontvangstbewijs met de volgende gegevens:

veld	definitie
Korte beschrijving	Het veld 'korte beschrijving' identificeert het object in één zin.
Waarde datum inkomend object	Het veld 'waarde datum inkomend object' bevat de datum waarop het object of de groep objecten in de instelling is binnengebracht.
Naam ontvanger inkomend object	Het veld 'naam ontvanger inkomend object' bevat de naam van de persoon die het object ontvangt wanneer het de gebouwen van de organisatie binnenkomt.
Naam bewaargever inkomend object	Het veld 'naam bewaargever inkomend object' bevat de naam van de persoon of organisatie die het object in bruikleen of tijdelijke bewaring geeft.

Het museum bewaart een kopie van het ontvangstbewijs.

Stap 2: Register - Identificatiegegevens

Het object wordt geregistreerd in het register:

veld	definitie
Waarde referentienummer inkomend object	Het veld 'waarde referentienummer inkomend object' bevat het unieke nummer dat een object of groep objecten krijgt als het de instelling binnenkomt.
Waarde datum inkomend object	Het veld 'waarde datum inkomend object' bevat de datum waarop het object of de groep objecten in de instelling is binnengebracht.
Naam ontvanger inkomend object	Het veld 'naam ontvanger inkomend object' bevat de naam van de persoon die het object ontvangt wanneer het de gebouwen van de organisatie binnenkomt.
Naam bewaargever inkomend object	Het veld 'naam bewaargever inkomend object' bevat de naam van de persoon of organisatie die het object in bruikleen of tijdelijke bewaring geeft.
Korte beschrijving	Het veld 'korte beschrijving' identificeert het object in één zin.
Term objectnaam	Het veld 'term objectnaam' documenteert de meest specifieke benaming van het object.
Tekst verwervingsreden	Het veld 'reden verwerving' documenteert de reden of verantwoording van een verwerving.
Identificatie huidige standplaats	Het veld 'identificatie huidige standplaats' documenteert de standplaats waar het object zich thans bevindt.
Naam bewaarinstelling	Het veld 'naam bewaarinstelling' documenteert de officiële naam van de organisatie die het object (of de groep objecten) bewaart, beheert en er verantwoordelijk voor is.

Stap 3: Register - Verwervingsgegevens

Naargelang het object al of niet wordt opgenomen in de collectie, worden in het register de volgende gegevens gedocumenteerd:

A. Het object wordt niet opgenomen in de collectie:

Als een object niet wordt opgenomen in de collectie, wordt het register aangevuld met de volgende gegevens:

veld	definitie
Waarde datum uitgaand object	Het veld 'waarde datum uitgaand object' geeft de datum waarop het object de instelling verlaat.
Term reden uitgaand object	Het veld 'term reden uitgaand object' bevat de reden waarom een object of een groep objecten de instelling verlaat.
Naam bestemming uitgaand object	Het veld 'naam bestemming uitgaand object' geeft de officiële naam van de persoon of instelling waar het object (of de groep objecten) naar verzonden wordt.

Na registratie van deze gegevens is de registratie van het object voltooid.

B. Het object word in bruikleen genomen:

Als het object geaccepteerd wordt als bruikleen, wordt er aan het register een inkomend bruikleennummer toegevoegd.

veld	definitie
Waarde inkomend bruikleennummer	Het veld 'waarde inkomend bruikleennummer' geeft het nummer van het bruikleencontract waarin de bruikleenvoorwaarden van het object zijn gestipuleerd. Het nummer verwijst ook naar een dossier met alle schriftelijke documentatie over de bruikleen.

Bij afloop van de bruikleentermijn wordt het register aangevuld met de gegevens zoals in stap 3A.

Langdurige bruiklenen worden verder geregistreerd in de Inventaris (zie stap 4).

C. Het object wordt eigendom van de bewaarinstelling

Het object krijgt een uniek objectnummer, dat opgenomen wordt in het Register.

veld	definitie
Waarde objectnummer	Het veld 'waarde objectnummer' documenteert het unieke nummer dat het object (of de groep objecten) identificeert en op het object is aangebracht of eraan bevestigd is.

Het object wordt verder geregistreerd in de Inventaris (zie stap 4).

Stap 4: Inventaris

Voor de objecten die door de bewaarinstelling worden beheerd, worden in de Inventaris de volgende gegevens gedocumenteerd:

veld	definitie
Naam bewaarinstelling	Het veld 'naam bewaarinstelling' documenteert de officiële naam van de organisatie die het object (of de groep objecten) bewaart, beheert en er verantwoordelijk voor is.
Waarde objectnummer	Het veld 'waarde objectnummer' documenteert het unieke nummer dat het object (of de groep objecten) identificeert en op het object is aangebracht of eraan bevestigd is.
Term objectnaam	Het veld 'term objectnaam' documenteert de meest specifieke benaming van het object.
Korte beschrijving	Het veld 'korte beschrijving' identificeert het object in één zin.
Titel	Het veld 'titel' documenteert de naam van het object, toegekend door zijn vervaardiger of verzamelaar, of later toegekende titels.
Term verwervingsmethode	Het veld 'term verwervingsmethode' geeft de wijze aan waarop het object in het bezit of onder het beheer van de instelling is gekomen.
Naam verwervingsbron	Het veld 'naam verwervingsbron' documenteert de naam van de persoon of de organisatie van wie of waarvan de organisatie het object verwierf.
Waarde verwervingsdatum	Het veld 'waarde verwervingsdatum' documenteert de datum waarop de instelling het object heeft verworven.
Identificatie huidige standplaats	Het veld 'identificatie huidige standplaats' documenteert de standplaats waar het object zich thans bevindt.

Naargelang de behoeften van het museum kan de Inventaris verder uitgebreid worden met informatie over materialen en technieken, afmetingen,conditie, culturele en/of historische verwijaingen, natuurhistorische verwijzingen, vindplaatsen, vervaardiging, kostprijs, afbeeldingen, conservering, etc.

Stap 5: Foto

Fotografeer het object en maak een verwijzing naar het beeld in de Inventaris:

veld	definitie
Naam bewaarinstelling	Het veld 'naam bewaarinstelling' documenteert de officiële naam van de organisatie die het object (of de groep objecten) bewaart, beheert en er verantwoordelijk voor is.
Waarde objectnummer	Het veld 'waarde objectnummer' documenteert het unieke nummer dat het object (of de groep objecten) identificeert en op het object is aangebracht of eraan bevestigd is.
Term objectnaam	Het veld 'term objectnaam' documenteert de meest specifieke benaming van het object.
Korte beschrijving	Het veld 'korte beschrijving' identificeert het object in één zin.
Titel	Het veld 'titel' documenteert de naam van het object, toegekend door zijn vervaardiger of verzamelaar, of later toegekende titels.
Term verwervingsmethode	Het veld 'term verwervingsmethode' geeft de wijze aan waarop het object in het bezit of onder het beheer van de instelling is gekomen.
Naam verwervingsbron	Het veld 'naam verwervingsbron' documenteert de naam van de persoon of de organisatie van wie of waarvan de organisatie het object verwierf.
Waarde verwervingsdatum	Het veld 'waarde verwervingsdatum' documenteert de datum waarop de instelling het object heeft verworven.
Identificatie huidige standplaats	Het veld 'identificatie huidige standplaats' documenteert de standplaats waar het object zich thans bevindt.

Stap 6: Standplaats

De registratie is nu voltooid. Plaats het object op een tijdelijke of permanente standplaats.

Stap 7: Archivering

Om veiligheidsredenen moet een kopie van het ergister op een veilige plaats worden bewaard, bij voorkeur buiten het museumgebouw. Om juridische redenen zal het museum een document moeten bezitten om de status van objecten in zijn collectie te bewijzen. Om dit te bereiken kan het museum gebruik maken van het register of (foto) kopieën van registratiekaarten. Deze kopieën moeten worden gebonden, terwijl de pagina's genummerd en ondertekend moeten zijn.

Stap 8: Zoekindex

Deze 7 stappen zorgen ervoor dat de minimale gegevens over een museumobject worden vastgelegd. Om de informatie en daarmee de objecten toegankelijker te maken, kunnen indexen worden gemaakt. Voor geautomatiseerde registratie gebeurt dit automatisch, terwijl voor handmatige registratie bestanden met indexkaarten moeten worden aangemaakt.Deze methode is het meest geschikt voor musea met weinig kortlopende leningen. Het combineert (in stappen 2-3) een register met een inventaris. Voor musea met veel kortetermijnleningen is een andere mogelijkheid om alle objecten op te nemen die binnenkomen en (!) Het museum verlaten op bonnen (zie stap 1). De bonnetjes zijn opeenvolgend genummerd en het museum bewaart een volledige set kopieën als het register