Handleiding data opschonen in Adlib

Het Departement Cultuur, Jeugd en Media (CJM) streeft ernaar om een voorbeeldfunctie uit te oefenen op het vlak van collectieregistratie voor de erfgoedsector. CJM beheert momenteel de erfgoeddatabank Erfgoedinzicht (Adlib software), waarin onder meer de inboedels van kerken worden geregistreerd, beheerd en raadpleegbaar gemaakt. Dit onderdeel religieus erfgoed van de erfgoeddatabank Erfgoedinzicht bevat ca. 55.000 records (dd. april 2019).

In 2018 vroeg het Departement CJM aan Datable ondersteuning voor het opschonen van deze gegevens. In dit kader werden alle objectcategorieën, objectnamen, materialen en technieken uit het thesaurusbestand opgeschoond en gereconcilieerd met concepten uit de AAT. Namen van vervaardigers werden geclusterd, genormaliseerd en waar mogelijk gereconcilieerd met RKDartists. Ook de database met standplaatsen werd opgeschoond, aangevuld en genormaliseerd.

Met het oog op expertisedeling werd deze handleiding ontwikkeld, waarin de belangrijkste bevindingen van het project op een laagdrempelige en praktische manier worden vertaald naar de registratiepraktijk. Daarbij wordt uitgegaan van een minimale voorkennis van het registratieprogramma Adlib en het gebruik van een spreadsheet. Bij het opschonen van data zijn er vaak meerdere mogelijkheden om hetzelfde resultaat te bereiken, maar om deze handleiding zo eenvoudig mogelijk te houden, beperken we ons hier tot de meest eenvoudige methode.

Deze handleiding bevat een korte introductie tot de basisbegrippen met betrekking tot opschonen en reconciliëren. Het stappenplan doorloopt alle fasen van voorbereiding tot voltooiing van het opschoon- en reconcilieringsproject. Hierbij wordt uitgegaan van het opschonen van thesaurustermen (bijvoorbeeld de objectnamen). Het opschonen van Personen en Instellingen verloopt op quasi identieke wijze. Het stappenplan is geschikt voor opschoonprojecten van eerder beperkte omvang. Voor meer complexe en omvangrijke toepassingen verwijzen we graag naar een aantal tools die in het Addendum worden voorgesteld.