Visie en governance van persistente URI’s bij meemoo

Waarom persistente URI’s?

Digitale objecten en metadata bevinden zich vaak verspreid over verschillende systemen: collectiebeheersystemen, archiefsystemen, databanken of externe kennisbronnen. Persistente URI’s maken het mogelijk om deze objecten duurzaam te identificeren en met elkaar te verbinden.

Een persistente URI is een unieke identificatie in de vorm van een webadres waarvan meemoo garandeert dat die naar informatie over een object zal blijven doorverwijzen. Zelfs wanneer systemen veranderen of data verplaatst worden, blijft de link bestaan, dankzij duurzaam beheer ervan.

Dat maakt PURI’s bijzonder nuttig voor:

• duurzame citatie van digitale objecten;
• koppelingen tussen verschillende databronnen;
• uitwisseling van data tussen systemen;
• hergebruik van erfgoedmetadata in onderzoek en andere toepassingen.

Een gezamenlijk traject

De visie rond persistente URI’s bij meemoo is niet in één keer ontstaan, maar groeide uit een reeks interne brainstormsessies met collega’s uit verschillende teams. Daarbij waren medewerkers betrokken die verantwoordelijk zijn voor infrastructuur, metadata, applicatieontwikkeling en dienstverlening. Het doel van deze sessies was tweeledig:

• een gemeenschappelijk begrip creëren van wat persistente URI’s zijn en waarom ze belangrijk zijn;
• een gedeelde aanpak uitwerken voor hoe meemoo ze wil inzetten binnen haar digitale werking.

Dit traject resulteerde in een visiedocument dat beschrijft waarom meemoo inzet op persistente identificatie, welke doelstellingen daarmee gepaard gaan en hoe de organisatie dit technisch en organisatorisch wil realiseren.

Daarnaast werd een apart document uitgewerkt rond governace, waarin rollen, verantwoordelijkheden en besluitvorming rond persistente URI’s binnen meemoo worden beschreven.

Governance

Meerdere use cases

Een belangrijk inzicht tijdens het traject was dat persistente URI’s bij meemoo in verschillende contexten gebruikt worden, om verschillende entiteiten te identificeren voor verschillende doelstellingen. Daarom werkt meemoo met verschillende use cases voor persistente URI’s. Elke use case kan een eigen technische implementatie of infrastructuur hebben, bijvoorbeeld in een specifieke databank of applicatie.

Voorbeelden zijn onder andere:

• PURI’s binnen kennisbank
• PURI’s voor objecten en entiteiten in de erfgoeddatabank
• PURI’s voor duurzaam gearchiveerde intellectuele entiteiten (work-in-progress)
• legacy PURI’s uit het verleden die we nog blijven onderhouden
• …

Hoewel deze use cases technisch van elkaar kunnen verschillen, wordt wel dezelfde logica en organisatorische aanpak gevolgd.

Een uniforme aanpak

Om de duurzaamheid van persistente URI’s te garanderen, is niet alleen technologie nodig maar vooral ook duidelijk beheer. Daarom heeft meemoo een governance-model uitgewerkt dat beschrijft wie verantwoordelijk is voor welke aspecten van de werking rond PURI’s. Binnen dit model worden beslissingen op drie niveaus genomen: strategisch, tactisch en operationeel.

• Strategisch niveau: Het managementteam, het beleidsplan en de visiedocument bepalen de algemene visie, principes en doelstellingen rond persistente identificatie.
• Tactisch niveau: De PURI-owner en de PURI-werkgroep werken de concrete use cases, processen en technische keuzes verder uit.
• Operationeel niveau: De dagelijkse werking, zoals registratie, beheer en monitoring van URI’s, gebeurt binnen de betrokken toepassingen en systemen.

Rollen en verantwoordelijkheden

De actoren die verschillende rollen opnemen en activiteiten uitvoeren rond persistente URI’s, werden opgelijst. Om de verantwoordelijkheden duidelijk vast te leggen, werden deze rollen en activiteiten uitgewerkt in een RACI-model. De afspraken en het governance-model werden gedocumenteerd op de interne Confluence-pagina over PURI's bij meemoo en een dashboard.

De rollen die nodig zijn om persistente URI’s bij meemoo te beheren:

• het managementteam;
• PURI-owner;
• een verantwoordelijke van elke use case;
• een werkgroep rond persistente identificatie.

Momenteel komt deze werkgroep twee keer per jaar samen. Tijdens die bijeenkomsten worden onder andere volgende zaken besproken:

• monitoring en onderhoud van actieve en legacy PURI’s;
• technische evoluties of aanpassingen;
• vragen of feedback vanuit projecten en teams.

Deze structuur zorgt ervoor dat persistente URI’s niet alleen technisch worden beheerd, maar ook organisatiebreed afgestemd blijven. Het blijft belangrijk om persistente URI’s te bespreken en in verschillende projecten mee te nemen.

Kennisdeling

Naast de interne werking zet meemoo ook in op kennisdeling rond persistente identificatie en persistente URI’s. Door ervaringen, documentatie en best practices te delen ondersteunt meemoo andere organisaties die met persistente URI’s willen werken. Op de kennisbank kan je het Handboek persistente URI’s voor cultureelerfgoedcollecties raadplegen. Om op de hoogte te blijven van nieuws en interessante gesprekken i.v.m. PIDs en persistente URI's in de erfgoedsector, kan je lid worden van de PIDs&PURIs mailinglist.

Documenten

• Visiedocument rond persistente identificatie bij meemoo
• Governace PURI’s meemoo
• RACI PURI use case