Privacy, GDPR en ethiek bij collectiebeheer, ontsluiting en verwerving van biografisch erfgoed: opstellen van een beleid, protocol en juridisch kader

Samenvatting

Het project Privacy, GDPR en ethiek bij collectiebeheer, ontsluiting en verwerving van biografisch erfgoed liep van januari 2022 tot december 2023 en had als doel een juridisch en ethisch kader uit te werken voor het verzamelen, registreren en ontsluiten van hedendaags biografisch migratie-erfgoed. Het Red Star Line Museum startte dit traject naar aanleiding van problemen die zich voordeden bij de ontsluiting van digital born interviews, waarin duidelijk werd dat bestaande processen en afspraken onvoldoende houvast boden bij het omgaan met gevoelige verhalen van mensen die vaak nog in leven zijn.

Doorheen het project werkte het museum aan heldere procedures en juridische afspraken die de privacy van verhalenschenkers respecteren, maar tegelijk de publieke waarde van hun verhalen erkennen. Er werd een volledige workflow uitgewerkt voor het omgaan met mondeling erfgoed, met bijzondere aandacht voor duidelijke communicatie, vrijwilligheid en zorg in elke stap van het proces. De ontwikkeling van een risicoanalysetool maakte het mogelijk om per verhaal af te wegen welke informatie ontsloten kan worden en onder welke voorwaarden. Daarnaast werd werk gemaakt van aangepaste registratie-instructies en het opstellen van privacy overeenkomsten in heldere taal.

Deze aanpak werd breed gedeeld met de erfgoedsector via studiedagen, een presentatie op een internationale conferentie en publicatie van de gebruikte instrumenten. Het project sluit aan bij de lange termijn ambities van het museum om een zorgzame plek te zijn voor erfgoedgemeenschappen, en vormt de basis voor een duurzaam en ethisch collectiebeleid dat inzet op respect, participatie en juridische helderheid.

Auteur

Deze gevalstudie werd opgesteld door het Red Star Line Museum, op basis van de uitvoering en opvolging van het project Privacy, GDPR en ethiek bij collectiebeheer, ontsluiting en verwerving van biografisch erfgoed (2022–2023). De inhoud werd samengesteld in overleg met de collectiebeheerder en projectverantwoordelijke, en bouwt op intern werk, externe adviezen en sectorale samenwerking (o.a. met FARO, Stad Antwerpen en juridische experts).

Probleemstelling

De toegenomen instroom van digitaal geboren migratieverhalen, vaak van nog levende personen en met gevoelige inhoud, stelde het Red Star Line Museum voor grote uitdagingen. Hoe kan een erfgoedinstelling zulke verhalen op een respectvolle, juridisch verantwoorde en ethisch doordachte manier registreren, bewaren en ontsluiten? Bestaande systemen en procedures boden onvoldoende houvast, wat leidde tot vertragingen, onzekerheid en risico’s voor zowel het museum als de betrokkenen. De nood aan een duidelijk beleid en werkbare instrumenten werd hierdoor urgent.

Status

Het project werd afgerond op 15 december 2023. De beoogde beleidsinstrumenten, juridisch kader, protocol, workflow, schenkingsovereenkomsten, risicoanalyse en invulinstructies werden succesvol ontwikkeld. De implementatie van deze kaders in de praktijk is opgestart, maar de inhaalbeweging in de basisregistratie werd nog niet volledig voltooid. Dit wordt de komende jaren verdergezet. Bovendien zal er verder gewerkt worden aan het vertalen van overeenkomsten, het afstemmen van metadatastructuren en het delen van de ontwikkelde tools binnen de bredere museumwerking.

Methode

Het Red Star Line Museum werkte interdisciplinair en stapsgewijs. Eerst werd literatuuronderzoek uitgevoerd en juridisch advies ingewonnen. Vervolgens werd een workflow opgesteld die het volledige traject van schenking tot ontsluiting beschrijft. Parallel werden overeenkomsten ontwikkeld, in klare en veilige taal, met ruimte voor nuance en keuzevrijheid. Een risicoanalysetool werd ontworpen om per verhaal het afwegingsproces te structureren. De resultaten werden getest, gedeeld met de sector via studiedagen, en gevalideerd door externe partners.

Conclusies

Het project toont aan dat privacy en ethiek onlosmakelijk verbonden zijn met hedendaags collectiebeheer, vooral wanneer het gaat over persoonlijke verhalen. Heldere procedures en concrete tools, zoals de risicoanalyse en flexibele schenkingsovereenkomsten, verhogen het vertrouwen bij verhalenschenkers en ondersteunen de zorgzame rol van het museum. Tegelijk stelt het project ook de beperkingen van huidige systemen en structuren bloot. Zonder investering in aangepaste IT-infrastructuur, sectorale standaarden en doorlopende begeleiding blijven risico’s bestaan. Dit project vormt een noodzakelijke eerste stap naar een breder gedragen en gedeelde praktijk in de erfgoedsector.

Bijlagen

Literatuur

1. European Commission. (2017). Guidelines on Data Protection Impact Assessment (DPIA) and determining whether processing is "likely to result in a high risk" for the purposes of Regulation 2016/679 (wp248rev.01). https://ec.europa.eu/newsroom/article29/items/611236
2. Europese Unie. (2016). Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Publicatieblad van de Europese Unie, L 119, 1–88. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=celex%3A32016R0679
3. Gegevensbeschermingsautoriteit. (z.d.). Effectbeoordeling inzake gegevensbescherming. Geraadpleegd op 12 september 2023, van https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/professioneel/avg/effectbeoordeling-geb
4. Gegevensbeschermingsautoriteit. (2019). Beslissing van het Algemeen secretariaat nr. 01/2019 van 16 januari 2019: Aanname van de lijst met verwerkingen waarvoor een Gegevensbeschermingseffectbeoordeling dient te worden uitgevoerd conform artikel 35.4 van de AVG. https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/publications/secr-ar-2019-001.pdf
5. Goggin, G., & Brügger, N. (Eds.). (2022). Oral Histories of the Internet and the Web. Taylor & Francis.
6. Hannett, S. (2020). Information rights: A practitioner’s guide to data protection, freedom of information, and other information rights. Judicial Review, 25(4), 353–355. https://doi.org/10.1080/10854681.2020.1871715
7. Informatie Beveiligingsdienst. (2014). Toelichting PIA: Een van de producten van de operationele variant van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) (pp. 1–35). Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten.
8. Oral History Association. (2019). Archives Principles and Best Practices: Complete Manual. https://www.oralhistory.org/wp-content/uploads/2019/06/OHA-Best-Practices-Complete-Manual.pdfWaldman, A. (2021). Industry Unbound: The Inside Story of Privacy. Cambridge University Press.

Contactgegevens

Rabab Hammoudi

rabab.hammoudi@antwerpen.be