Een SIP-specificatie implementeren in een heterogeen digitaal archief: zo houden we het S(ch)IP op koers

Auteur

Lobke Vanden Eynden en Miel Vander Sande (meemoo)

Inleiding

Meemoo, Vlaams instituut voor het archief, werkt samen met organisaties uit de cultuur-, media- en overheidssector om hen te ondersteunen bij de zorg voor en het gebruik van hun (digitale) archieven. Zo digitaliseren en archiveren we Vlaams archiefmateriaal voor meer dan 180 organisaties en helpen we honderden Vlaamse erfgoedorganisaties bij de registratie en het beheer van hun collecties. We zetten ons ook in om deze waardevolle inhoud zo toegankelijk en bruikbaar mogelijk te maken - op verschillende manieren.

Digitale bewaring is onze kerntaak, een domein dat voortdurend evolueert en steeds complexer wordt. We begonnen voornamelijk met het digitaal archiveren van audiovisueel materiaal, maar bewaren vandaag veel meer dan dat: van gedigitaliseerde historische kranten en foto's van glasplaten tot 3D-objecten en gigapixelbeelden. We bieden onze partners bewaardiensten aan, zonder dat ze rechten moeten overdragen. Meemoo is geen eigenaar van het gearchiveerde materiaal en beschikt ook niet over de auteursrechten. Deze nauwe wisselwerking maakt het minder evident om processen aan te passen.

Onze dienstverlening omvat zowel de instroom van nieuw gedigitaliseerd materiaal als van digitaal geboren bestanden. Omdat we grote volumes verwerken, kunnen we de kosten drukken. Onze werking opschalen met beperkte budgetten en personeelsmiddelen is noodzakelijk, maar tegelijk een uitdaging. Sinds onze oprichting in 2012 zijn onze activiteiten en projecten sterk toegenomen, onze samenwerkingen uitgebreid en is de inhoud van ons digitaal archiefsysteem exponentieel gegroeid. Ook de noden van onze partners zijn in de loop van de jaren veranderd, terwijl het archief zelf steeds diverser en technisch complexer werd. Om die evoluties bij te benen, groeide de manier waarop we materiaal in ons archief opnemen eerder organisch. Dat leidde tot een instroomproces dat sterk verweven is met ons archiefsysteem en veel manuele tussenkomsten vereist.

Door die sterke onderlinge afhankelijkheden konden we onze dienstverlening in haar toenmalige vorm niet verder opschalen met de beschikbare middelen. Een deel van de oplossing lag in een grondige herwerking van onze instroomketen en het bijbehorende proces, met als doel meer voorspelbare aanleveringen van materiaal, meer mogelijkheden voor zelfbediening en een sterkere ontkoppeling van processen. In deze paper beschrijven we hoe we die veranderingen hebben aangepakt, zowel op technisch als organisatorisch vlak. Centraal staat de invoering van een formeel Submission Information Package (SIP), met bijbehorende tools om pakketten samen te stellen, een gestandaardiseerd instroomproces en een governancemodel.

De rest van de paper is als volgt opgebouwd. Eerst bespreken we de basisprincipes die een schaalbare instroom mogelijk maken (sectie 2). Daarna lichten we onze ontwerpkeuzes voor het SIP-formaat toe (sectie 3) en bekijken we de impact ervan op ons instroomproces en governancemodel (sectie 4). Vervolgens bespreken we hoe we onze partners ondersteunen met tools om zelf aan de slag te gaan (sectie 5). Tot slot delen we de lessen die we uit dit traject trokken (sectie 6) en onze conclusies (sectie 7).

Lees de volledige paper (in het Engels):

Bekijk de presentatie voor iPRES 2026 (in het Engels):