Digitale strategie: hoe Museum Dr. Guislain rust bracht in de digitale drukte

Auteur

Hilke Charels (Hub-C), in samenwerking met David Lloyd (Hub-C), Eline Van de Voorde (Museum Dr. Guislain), Saïdya Vanhooren (Museum Dr. Guislain) en Rony Vissers (meemoo).

Wat doet Museum Dr. Guislain?

Museum Dr. Guislain in Gent is gevestigd in het oudste psychiatrisch ziekenhuis van België (1857). Het museum vertelt het verhaal van de psychiatrie en mentaal welzijn, met een unieke collectie outsiderkunst, historische objecten en actuele tentoonstellingen. Zo combineert het een rijke erfgoedcollectie met maatschappelijk engagement en wil het bezoekers laten nadenken over de plaats van psychisch welzijn in onze samenleving.

Het project in één oogopslag

• Doel: Haalbare digitale strategie op maat opstellen
• Periode: dec 2022 – okt 2024
• Kernteam: Bart Marius (artistiek leider), Eline Van de Voorde (zakelijk leider), Saïdya Vanhooren (collectie & publiekswerking)
• Begeleiding: meemoo - Vlaams instituut voor het archief (Rony Vissers met collega’s Alina Saenko & Bart Magnus)
• Werkvorm: begeleiding door meemoo via 13 korte sessies (meestal online, 20–60 min) en een gedeelde Google Doc. Ter voorbereiding van elke sessie maakte het kernteam minstens een halve dag tijd vrij voor intern overleg, aangevuld met individueel schrijfwerk.
• Output: strategie + roadmap met 7 werven en 15 acties

Van chaos naar kader: waar ze vastzaten

Voor het traject met meemoo worstelde Museum Dr. Guislain met herkenbare hindernissen. Veel processen gebeurden nog handmatig, data zaten verspreid in Excel-bestanden en de digitale maturiteit binnen het team liep sterk uiteen. Sommige medewerkers kwamen nog uit een alles-op-papier-tijd, terwijl anderen al met nieuwe digitale thema’s aan de slag gingen.

Daarbovenop voelde het museum de druk om in te zetten op de nieuwste tools, gewoon omdat andere organisaties dat deden. Maar zonder duidelijk plan groeide vooral de twijfel: welke keuzes zijn goed voor ónze werking, en wat past eigenlijk niet?

In hun traject vallen vijf factoren op die doorslaggevend waren om van chaos naar focus te komen.

Vijf principes die het verschil maakten

Werk met een kernteam met mandaat

Het kernteam bestond uit drie profielen met mandaat: Bart Marius (artistiek leider), Eline Van de Voorde (zakelijk leider) en Saïdya Vanhooren (collectie & publiekswerking). Die mix zorgde voor beslissingskracht en voor een strategie die meteen gedragen werd door de leiding. Geen eindeloze terugkoppelingen, wel korte lijnen en directe impact.

“We moesten het plan niet achteraf gaan verdedigen bij de directie. We hadden het samen bedacht, dus er was meteen draagvlak.” — Saïdya (Museum Dr. Guislain)

“Ik zie vaak dat iemand zonder mandaat om beslissingen te nemen of middelen vrij te maken een strategie uitschrijft. Dat document blijft dan in de lade liggen. Hier zat de directie mee aan tafel, en daardoor kwam er ook écht beweging.” — Rony (meemoo)

Schrijf zelf en gebruik een extern klankbord

Het Museum Dr. Guislain schreef zijn digitale strategie volledig zelf, met behulp van een sjabloon dat meemoo aanleverde. Rony en zijn collega’s gaven feedback, stelden bijsturende vragen en deden suggesties. Die aanpak vroeg meer werk van het museum, maar zorgde er wel voor dat de strategie in hun eigen woorden stond en door het hele team herkenbaar was.

“Omdat we zelf schreven, bleef het onze taal. We begrepen wat er stond en konden het makkelijk uitleggen aan collega’s.” — Saïdya (Museum Dr. Guislain)

“Wij tekenden alleen het kader uit. Het plan moest van hen zijn. Onze rol was meedenken vanuit kennis van hun sector en context – niet erboven staan als externe consultant.” — Rony (meemoo)

Stel eerst je noden scherp

Voor je naar tools kijkt, moet je weten wat je wil oplossen. Dat bleek voor Museum Dr. Guislain de lastigste stap van het hele traject. Het kernteam begon drie keer opnieuw, tot de focus volledig helder stond. Pas toen konden de doelen, acties en timing worden vastgelegd.

“We wilden te snel naar oplossingen zoeken, maar moesten leren vertragen. Eerst kijken: wat hebben we écht nodig? We zijn drie keer opnieuw begonnen aan onze nodenanalyse tot alles scherp stond.” — Eline (Museum Dr. Guislain)

“De grootste stap is bepalen wat je nodig hebt, de rest volgt vanzelf. Als de noden duidelijk zijn, is de rest vooral logisch uittekenen.” — Rony (meemoo)

Durf hypes te negeren

AI, CRM, apps… de verleiding was groot. Zeker omdat andere musea daar al mee bezig leken. Toch koos Museum Dr. Guislain ervoor bewust te wachten tot de basis op orde stond. Die keuze gaf rust en maakte het makkelijker om niet meegezogen te worden in de trend van de dag.

“Je hoort dat iedereen met CRM of AI bezig is, en je voelt de druk om mee te stappen. Dankzij de strategie kunnen we zeggen: niet nu. Eerst de basis.” — Saïdya (Museum Dr. Guislain)

“Een digitale strategie helpt om je niet te laten opjagen door de nieuwste tools en trends. Ze geeft het museum de rust om eigen prioriteiten te volgen.” — Rony (meemoo)

“We hadden vaak een calimerocomplex: het gevoel dat we achterliepen op grotere spelers. De strategie helpt ons om dat los te laten en vertrouwen te krijgen in ons eigen pad.” — Eline (Museum Dr. Guislain)

Bekijk je strategie als een levend werkdocument

De digitale strategie van Museum Dr. Guislain loopt over zes jaar. Die lange horizon geeft richting, zonder dat de timing in steen gebeiteld staat. Sommige acties schuiven op, andere krijgen voorrang. Het gaat niet om deadlines halen, maar om koers houden.

“We beseffen nu dat traag ook oké is. Liever kleine stappen die bij ons passen, dan te snel willen gaan en verkeerde keuzes maken.” — Saïdya (Museum Dr. Guislain)

“De strategie helpt ons keuzes af te toetsen: moeten we nu inzetten op AI, of stellen we dat beter uit? Dat brengt rust.” — Eline (Museum Dr. Guislain)

“De digitale strategie van het museum is geen operationeel plan met vaste taken, maar een tijdslijn. Die geeft houvast, ook als je onderweg bijstuurt.” — Rony (meemoo)

De zeven digitale werven van Museum Dr. Guislain

Hun strategie vertaalde zich naar zeven werven: concrete werkdomeinen waarop het museum de komende jaren inzet. Voor elke organisatie zien die werven er anders uit, maar dit waren de prioriteiten bij Museum Dr. Guislain:

1. Digitale maturiteit: opleidingen en interne gesprekken om iedereen mee te krijgen in het digitale verhaal.
2. Communicatie & contacten: versnipperde adressen en netwerken centraliseren, met het oog op een toekomstig CRM-systeem.
3. Collectieregistratie: de kwaliteit en volledigheid van de data in hun collectiebeheersysteem verbeteren.
4. Beelddigitalisering: duurzame scans maken, bruikbaar voor toekomstig hergebruik.
5. Auteursrecht & privacy: complexe kwesties rond schenkingen, rechten en gevoelige beelden apart aanpakken.
6. Ontsluiting: de collectie stap voor stap online en duurzaam toegankelijk maken voor een breder publiek.
7. Storytelling & app: plannen maken om de collectie toegankelijk te maken via verhalen en digitale toepassingen, maar pas nadat de basis op orde staat.

Elke organisatie legt andere accenten in haar werven. Bij Museum Dr. Guislain bleek vooral auteursrecht een grote uitdaging. Van schenkingen zonder duidelijke afspraken tot privacykwesties en de kwetsbaarheid van makers in de psychiatrie of outsiderkunst: de ethische vragen waren vaak complexer dan de technische of juridische. Om die reden besloten ze er een aparte werf van te maken.

De oefening van de werven hielp om vijftien losse ideeën terug te brengen tot zeven duidelijke prioriteiten. Dat gaf niet alleen structuur, maar ook realisme: liever minder ambities die haalbaar zijn, dan een lange lijst die niemand kan waarmaken. En precies daardoor leverde de strategie het museum ook tastbare resultaten op.

Wat de strategie concreet opleverde

Rust en focus

De strategie bracht rust in het team. Er is nu een helder kader om keuzes aan af te toetsen.

“Het pad ligt er nu. Discussies die vroeger bleven aanslepen, kunnen we aftoetsen aan de strategie. Dat geeft houvast.” — Saïdya (Museum Dr. Guislain)

Interne betrokkenheid

De strategie werd niet opgeborgen in een lade, maar breed gedeeld. Voor elk thema kwamen er subwerkgroepen waarin collega’s verantwoordelijkheid kregen.

“Door de strategie konden we collega’s eigenaarschap geven: auteursrecht, digitalisering, communicatie… het ligt nu breder in de organisatie.” — Saïdya (Museum Dr. Guislain)

Zelfvertrouwen

Waar het museum vroeger dacht dat het achterliep, durft het nu deelnemen aan projecten en partnerschappen. Het beruchte 'calimerocomplex' maakte plaats voor vertrouwen.

“We dachten vaak: we lopen achter. Nu weten we: we hoeven niet alles tegelijk te doen, ons pad mag er zijn.” — Eline (Museum Dr. Guislain)

Zichtbaarheid

De strategie is geen inkomstenplan, maar een manier om maatschappelijk relevant te blijven. Online zichtbaarheid helpt om hun unieke collectie en missie breder te delen.

“Voor ons draait digitale strategie niet om geld, maar om relevantie en zichtbaarheid. Indirect draagt dat uiteraard bij aan onze inkomsten.” — Eline (Museum Dr. Guislain)

Een digitale strategie, en nu?

Een uitgeschreven strategie is maar het begin. Voor de uitvoering rekent Museum Dr. Guislain bewust op partners die hun expertise aanvullen. Voor de werf digitale maturiteit werken ze samen met Digiraf, onder meer voor het opstellen van een visietekst. Voor collectiegebonden stappen zijn de diensten van meemoo cruciaal — denk aan digitalisering, digitale bewaring en metadataverrijking met behulp van AI. Die samenwerkingen ondersteunen het museum en maken de strategie haalbaar in de praktijk.

Takeaways voor jouw organisatie

Wil je zelf een digitale strategie uitwerken? Dit zijn de lessen die Museum Dr. Guislain onderweg leerde:

• Plan voldoende tijd: een traject duurt 6 tot 12 maanden, soms langer.
• Zet directie mee aan tafel: beslissingsmacht is cruciaal.
• Schrijf zelf: hou het in je eigen taal, gebruik externen als klankbord.
• Durf nee te zeggen: niet elke tool of hype is jouw prioriteit.
• Maak 6 à 7 werven: hou het overzichtelijk en werkbaar.
• Evalueer regelmatig: plan kwartaal-check-ins. De timing mag schuiven, de richting niet.
• Onthoud: extra online zichtbaarheid is óók waardevol, zelfs zonder directe inkomsten.
• Werk samen: je hoeft je strategie niet alleen te realiseren. Zoek partners die jouw expertise aanvullen en diensten aanbieden waarop je kunt voortbouwen.

Wat we vooral meenemen uit het traject van Museum Dr. Guislain? Dat een gedragen digitale strategie niet begint bij technologie, maar bij weloverwogen keuzes die rust en richting brengen in je team.

Benieuwd naar het eindresultaat?

De volledige digitale strategie van Museum Dr. Guislain staat online ter inspiratie. Zulke voorbeelden zijn schaars in de sector, en daarom bijzonder waardevol. Hou er wel rekening mee: elke organisatie legt andere accenten. Een strategie is geen blauwdruk om te kopiëren, maar een document dat je zelf moet vormgeven.

Bekijk HIER de digitale strategie van Museum Dr. Guislain.

Zelf aan de slag?

Benieuwd hoe je zelf aan een digitale strategie begint?

Lees HIER de 10 tips van meemoo.