De erfgoeddatabank: duurzaam en toekomstgericht collectiebeheer in Vlaanderen

Auteurs

Tinneke De Clercq, Lise Ruts, Mirthe Schoofs en Rony Vissers (meemoo)

Dit artikel is op vraag van META geschreven en werd eerst gepubliceerd in META Nummer 2026/2.

Van software tot ondersteuning

De erfgoeddatabank is een cloudgebaseerd collectiebeheersysteem voor het documenteren van erfgoedcollecties en de bijbehorende beheerprocessen dat gebruikmaakt van de software MuseumPlus van het Zwitserse bedrijf zetcom.

Maar meemoo biedt meer dan alleen software. Gebruikers van de erfgoeddatabank kunnen ook rekenen op ondersteuning en vorming, en kunnen steeds bij meemoo terecht met vragen. Jaarlijks zijn er opleidingen op verschillende instapniveaus. Zo verkrijgt elke gebruiker de nodige kennis om vlot aan de slag te gaan met de erfgoeddatabank.

Collecties registreren

In de erfgoeddatabank kunnen organisaties collecties registreren volgens beschrijvingsstandaarden en -richtlijnen, zoals Spectrum, Cometa, ISAD(G), het Invulboek Objecten en het Invulboek Publicaties. Dankzij het datamodel gebeurt dat laagdrempelig en efficiënt. Bepaalde datavelden kunnen worden ingevuld met behulp van een vaste termenlijst om een coherente en correcte objectregistratie te verzekeren. De registratie maakt erfgoedcollecties vindbaar, wat nodig is voor een gemakkelijk beheer en hergebruik. Cor Vanistendael (Stadsarchief Vilvoorde) maakt al gebruik van de erfgoeddatabank: “Wij voegen momenteel de stedelijke collecties toe aan de erfgoeddatabank en starten binnenkort een vrijwilligerswerking op om dat te versnellen. Het doel is om op korte termijn de collecties in te zetten voor publiekswerking. Daarnaast willen we met de erfgoeddatabank ook gedigitaliseerde bouwplannen delen in functie van het beheer van beschermde monumenten.”

Om een antwoord te bieden op de diverse registratienoden van de verschillende types collecties in het Vlaamse erfgoedveld, bestaat de erfgoeddatabank uit modules en invoerschermen voor onder andere objecten, literatuur, archieven, archeologie en immaterieel erfgoed. In elke module begint de gebruiker met een invoerscherm voor de registratie van basisinformatie, meestal over een object. Daarna kan die uitgebreidere data toevoegen, afhankelijk van de gebruikte module.

Collecties beheren en toegankelijk maken

Organisaties kunnen in de erfgoeddatabank ook beheertaken uitvoeren en documenteren. Ze kunnen koppelingen leggen tussen verwante collectiestukken, de standplaats van objecten aanpassen en opvolgen via een applicatie, het overzicht van uitgeleende objecten bewaren en administratieve documenten, zoals verzekeringsdocumenten en conditierapporten, toevoegen.

Ook Famke Peters (Museum Hof van Busleyden) heeft plannen: “Wij gaan in de erfgoeddatabank onze zeer diverse museumcollectie van zo’n 25.000 objecten registreren. Ook voor de administratieve opvolging van het collectiebeheer zullen we de erfgoeddatabank gebruiken. We willen gerelateerde collectiestukken aan elkaar linken en zo een netwerk van relaties creëren. Dat versterkt de verhalen die we met onze collectie willen vertellen.”

Naast intern beheer is ook ontsluiting belangrijk. Op de collectiewebsite erfgoeddatabank.be worden de voor het publiek relevante data overkoepelend getoond. Dankzij Application Programming Interfaces (API’s) en exports kunnen collecties op de eigen website getoond worden.

Volgens Frederik Geysen is dat een groot voordeel van de erfgoeddatabank: “De collectiewebsite erfgoeddatabank.be biedt een brede online publiekstoegang. Ook zijn er zowel de nodige API’s als data-exports om specifieke toegangen op maat te realiseren en om data in andere systemen te krijgen, zoals Digitaal Archief Vlaanderen (DAV). De combinatie van publieksontsluiting en API’s maakt de erfgoeddatabank ook op langere termijn strategisch interessant voor het Stadsarchief Leuven.” Voor de data-exports maakt de erfgoeddatabank gebruik van standaarden zoals OSLO, EDM, MARC21 en RiC-O.

De erfgoeddatabank in het beleid van de Vlaamse overheid

De uitrol van de erfgoeddatabank sluit aan bij de beleidsprincipes uit de visienota van de Vlaamse overheid: Van digitale kloof naar digitale verbinding – Beleidsprincipes voor een inclusieve cultuursector (2025). De erfgoeddatabank is een van de oplossingen waarmee zij schaalvoordeel en ontzorging voor erfgoedorganisaties en een verbeterde gebruikerservaring wenst te realiseren.

Het is een belangrijk instrument om op Vlaams niveau samenwerking en innovatie in de erfgoedsector te realiseren. Famke Peters beaamt: “De technische ondersteuning door meemoo en het netwerk van instellingen maken de erfgoeddatabank voor het Museum Hof van Busleyden bijzonder waardevol. Het netwerk biedt mogelijkheden voor nauwere samenwerking rond registratie en beeldbeheer. We kunnen elkaar inspireren en versterken.”

De ondersteuning die meemoo met de erfgoeddatabank aan organisaties biedt, ontzorgt hen bij de bewaring en preservatie

van erfgoedcollecties. Ze maakt het niet alleen mogelijk om de collecties en de objecten die er deel van uitmaken inhoudelijk te beschrijven, of reeds bestaande beschrijvingen te verrijken, maar ook om bijbehorende rechteninformatie te registreren. Zo worden collecties beter vindbaar en doorzoekbaar, en kunnen drempels rond auteursrechten en privacy voor het delen van erfgoedcontent weggenomen worden.

Meemoo’s opdracht

De Vlaamse overheid legde de opdracht in de handen van meemoo om de erfgoeddatabank, inclusief de gemigreerde data uit de voorlopers Erfgoedregister en ErfgoedInzicht, in 2026 op te leveren. Vorig jaar migreerden al de data uit het Erfgoedregister. De data uit ErfgoedInzicht volgen in de eerste helft van dit jaar. Meemoo is ook verantwoordelijk voor het verdere beheer en de uitbouw van het nieuwe systeem en de bijbehorende dienstverlening. Daarnaast creëert meemoo een gebruikersgroep om input voor de verdere ontwikkelingen van de oplossing te vergaren. “Bij het Stadsarchief Leuven hebben we nog niet alle antwoorden en weten we nog niet honderd procent welke modules van de erfgoeddatabank we gaan gebruiken, maar we zien een duidelijke meerwaarde in het combineren van verschillende diensten binnen het meemoo-ecosysteem”, verduidelijkt Frederik Geysen.

Een oplossing voor diverse erfgoedorganisaties

De erfgoeddatabank staat zowel open voor gesubsidieerde als niet-gesubsidieerde erfgoedorganisaties, ongeacht hun technische expertise of financiële draagkracht. De flexibele configuratie met gelaagde functionaliteiten houdt rekening met het expertiseniveau van de gebruikers. Er zijn meerdere gebruikersprofielen, van leestoegang en basisbeheer tot uitgebreide beheermogelijkheden.

Kleine organisaties met collecties van minder dan 1000 objecten, zoals kerkfabrieken of heemkringen, kunnen de erfgoeddatabank gratis gebruiken. Volgens Tijs De Schacht (Erfgoedcel Gent) biedt “de erfgoeddatabank aan kleinere organisaties die vaak werken met vrijwilligers, maar belangrijke lokale collecties beheren, de kans om aan te sluiten bij de kwaliteitsvolle manier van werken van grotere erfgoedhuizen, en om de vindbaarheid van hun collecties te verzekeren. Wij werken met meemoo samen aan een overstap van onder andere kleinere erfgoedbibliotheken, leden van het zogenaamde CaGeWeB-netwerk (Catalogus van Gentse Wetenschappelijke Bibliotheken (buiten de Universiteit Gent)), naar de erfgoeddatabank.”

Organisaties die het systeem gebruiken kunnen namelijk een beroep doen op een ‘ondersteuner’, bijvoorbeeld een erfgoedcel

of een organisatie met een landelijke dienstverlenende rol waarmee meemoo nauw samenwerkt. Ze kunnen de ondersteuner een

mandaat geven om zich mee te ontfermen over de registratie en het beheer van hun collectie in de erfgoeddatabank. “Met het oog op de aansluiting van kleinere organisaties, zijn de erfgoedcellen nauw betrokken bij de uitrol van de erfgoeddatabank”, stelt Tijs De Schacht. “De erfgoeddatabank is voor erfgoedcellen een belangrijk instrument om hun dienstverlening te realiseren. Meemoo en het overleg van erfgoedcellen stemmen dan ook regelmatig af.”

Vandaag maken al meer dan 450 organisaties gebruik van de erfgoeddatabank. Veel kerkfabrieken en heemkringen sloten al aan

door van het oude Erfgoedregister over te stappen naar de nieuwe erfgoeddatabank. In 2026 zet meemoo volop in op de overstap van de ErfgoedInzicht-gebruikers, waaronder musea, archieven en erfgoeddepots. Dat vergroot de diversiteit van de aangesloten collecties.

De erfgoeddatabank en bibliothecaire collecties

De erfgoeddatabank ondersteunt ook bibliothecaire collecties. Het onderliggende datamodel wordt afgestemd op de beschrijvingsstandaard MARC21 en het Invulboek Publicaties, en laat toe om beschrijvingen uit UniCat, de collectieve catalogus van Belgische wetenschappelijke bibliotheken, te integreren in de eigen collectiedata. Dat maakt de registratie efficiënter en zorgt voor consistente en gestandaardiseerde metadata.

Een meerwaarde is de mogelijkheid om bibliothecaire collecties te koppelen aan andere erfgoedcollecties van dezelfde organisatie, zoals museale objecten, archieven, archeologisch materiaal of immaterieel erfgoed. Die aanpak maakt relaties tussen collecties zichtbaar en versterkt zo het interne collectiebeheer. Voor Sofie Teugels (Huis van Alijn) is dat een belangrijke reden om met de erfgoeddatabank aan de slag te gaan: “Wij zullen de erfgoeddatabank inzetten voor het dagelijks beheer van de bibliotheekcollectie en als bron voor online ontsluiting. Daarbij rekenen we op een overname van de functionaliteiten en bijbehorende publieksontsluiting van het huidige collectiebeheersysteem Axiell Collections en de bijbehorende collectiewebsite erfgoedinzicht.be.”

Vooral voor musea, erfgoedorganisaties en academische instellingen, waar de bibliothecaire collecties deel uitmaken van een bredere collectie, biedt dat voordelen. Door bibliotheekmateriaal te koppelen aan ander erfgoed kunnen beheerders een rijker en vollediger overzicht van hun collecties creëren.

Meemoo onderzoekt nog hoe en wanneer bibliothecaire collecties op erfgoeddatabank.be ontsloten zullen worden. De keuze wordt mee bepaald door de gebruikers van de erfgoeddatabank. Sofie Teugels vult aan: “Voor het Huis van Alijn is het belangrijk dat de bibliotheek- en collectiedata samen online toegankelijk zijn, in één gebruiksvriendelijke omgeving waarin de gehele collectie doorzoekbaar en goed vindbaar is. Verschillende datatypes worden zo met elkaar verbonden, ook over organisaties heen.”

De erfgoeddatabank is complementair aan het Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS) van Cultuurconnect en de bijbehorende bibliotheekwebsites, die vandaag door een zestigtal erfgoedorganisaties en musea gebruikt worden door samenwerking met de openbare bibliotheek van hun gemeente. Terwijl EBS en de bijbehorende bibliotheekwebsites zich, naast registratie en beheer, richten op de ondersteuning van andere basisprocessen van bibliotheken in Vlaanderen (bijvoorbeeld lenersadministratie en reservaties), focust de erfgoeddatabank op de koppeling met andere collectietypes binnen erfgoedorganisaties. Zo vullen beide systemen elkaar aan: EBS en de bibliotheekwebsites faciliteren vindbaarheid en toegankelijkheid op netwerk- en publieksniveau, terwijl de erfgoeddatabank diepgaand beheer en geïntegreerde collectie-informatie mogelijk maakt. Johan Mijs (Cultuurconnect) bevestigt de voortzetting hiervan: “Meemoo en Cultuurconnect willen deze complementariteit samen verder onderzoeken en een keuzehulp tussen beide systemen uitwerken.”

De erfgoeddatabank en archieven

Gebruikers kunnen in de erfgoeddatabank ook archieven registreren en beheren, rekening houdend met hun specifieke eigenschappen. Frederik Geysen ziet hierin kansen voor het Stadsarchief Leuven, maar ook uitdagingen: “Wij kijken heel erg uit naar de mogelijkheden van de archiefmodule. Deze biedt veel potentieel, maar roept ook vragen op over standaarden, structuur en context. Voor ons is het cruciaal dat de structuur en context niet alleen eenvoudig beheerd, maar ook helder en consistent gepresenteerd kunnen worden.”

Het onderliggende datamodel van de erfgoeddatabank is afgestemd op de archiefstandaard ISAD(G). Archieven kunnen in de erfgoeddatabank hiërarchisch beschreven worden, met respect voor de samenhang tussen het archief en zijn onderdelen. Die blijft bovendien flexibel: wanneer nieuwe inzichten of herordening dit vereisen, kan de beschrijving aangepast worden. Daarnaast ondersteunt de erfgoeddatabank essentiële beheerprocessen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om plaatsingslijsten te creëren, wat het fysiek beheer van archieven vereenvoudigt. Ook wordt waardering ondersteund, wat organisaties helpt bij selectie- en waarderingsbeslissingen. Net zoals bij bibliothecaire collecties wordt het bovendien mogelijk om archieven te koppelen aan andere collecties van dezelfde organisatie, zoals museale objecten, bibliotheekcollecties, archeologisch materiaal of immaterieel erfgoed. Door deze relaties vast te leggen, ontstaat een geïntegreerd overzicht van het erfgoed dat zowel het interne beheer als de ontsluiting versterkt. Vooral voor erfgoedorganisaties met gemengde collecties is dat handig. De ontsluiting van archieven via erfgoeddatabank.be wordt later onderzocht.

De erfgoeddatabank is complementair aan Archiefbank, een initiatief van Archiefpunt. Archiefbank zorgt ervoor dat privaatrechtelijke archieven zichtbaar en vindbaar zijn, terwijl de erfgoeddatabank helpt om archieven goed te beheren en te verbinden met andere collecties binnen erfgoedorganisaties. Yvon Eikenaar (Archiefpunt) vult aan: “Archiefpunt en meemoo werken aan een onderlinge afstemming, uitwisseling en samenwerking tussen Archiefbank en de erfgoeddatabank. We streven naar efficiëntie en duidelijkheid voor archiefbeheerders over waar zij het best hun archieven kunnen beschrijven, en willen vermijden dat zij dezelfde data in beide systemen invoeren.”

Koppelingen tussen verschillende types informatie

In de erfgoeddatabank worden niet enkel individuele erfgoedobjecten beschreven, maar ook de collecties waarvan zij deel uitmaken. Hiervoor wordt een beroep gedaan op Cometa. Dat in Vlaanderen gangbare model voor collectiebeschrijvingen is bruikbaar voor museumcollecties, bibliotheekcollecties en archieven. Ook de collectiebeschrijvingen zijn vrij raadpleegbaar op erfgoeddatabank.be. In de erfgoeddatabank kunnen koppelingen gelegd worden tussen de beschrijvingen van zowel individuele collectieobjecten als bovenliggende collecties. Zo blijft de samenhang behouden.

De objectbeschrijvingen kunnen gekoppeld worden aan andere types informatie. Naast museale objecten ondersteunt de erfgoeddatabank de beschrijving van bibliothecaire collecties, archieven, archeologische collecties en immaterieel erfgoed. Zo kan een brief bijvoorbeeld gekoppeld worden aan het archief waartoe die behoort, een schilderij aan de publicatie waarin het besproken wordt, of een archeologische vondst aan de context van die vondst.

Ook immaterieel erfgoed krijgt een plek: niet alleen kan een immaterieel-erfgoedpraktijk beschreven worden, zij kan ook verbonden worden met bijvoorbeeld een werkinstrument dat in die praktijk gebruikt wordt.

Andere koppelingen en integraties

De erfgoeddatabank laat toe om koppelingen te leggen met externe terminologiebronnen die beschikbaar zijn als linked open data, zoals de Art & Architecture Thesaurus (AAT) of RKDartists. Organisaties kunnen bovendien eigen terminologiebronnen beheren – bijvoorbeeld over personen, plaatsen en conceptuele termen – en samenwerken aan gedeelde terminologiebronnen. De mogelijkheid om samenhang expliciet te maken is essentieel voor Frederik Geysen: “Onze collecties en archieven lopen inhoudelijk in elkaar over. Dat vereist een systeem dat relaties tussen objecten, archieven en context zichtbaar maakt. Zo wil het Stadsarchief Leuven bijvoorbeeld onderzoeken of het zijn database van 4000 lokale historische plaatsnamen naar de erfgoeddatabank kan migreren.”

Aan de verschillende types beschrijvingen kunnen afbeeldingen of andere types documenten gekoppeld worden, die op hun beurt ook in het systeem beheerd kunnen worden. Waar gewenst kunnen ze samen met de beschrijvingen ontsloten worden op erfgoeddatabank.be. Integraties met externe beeldbeheersystemen zoals ResourceSpace zijn mogelijk, maar zijn de verantwoordelijkheid van de organisaties zelf.

Organisaties kunnen hun collecties ook beheren volgens de gangbare Spectrum-procedures. De standplaats van een object kan eenvoudig opgevolgd worden met een scanapp, en voor conditierapportering zijn integraties mogelijk met gespecialiseerde tools zoals Articheck.

Voor organisaties die gebruikmaken van de digitale archiveringsdiensten van meemoo, wordt gezorgd voor een integratie met het meemoo-archiefsysteem. Dat stroomlijnt volgens Frederik Geysen werkprocessen en voorkomt dubbel werk: “De doorstroom van beelden naar het meemoo-archiefsysteem, maakt het beeldbeheer van het Stadsarchief Leuven eenvoudiger en goedkoper.”

De toekomst

De migratie van ErfgoedInzicht naar de erfgoeddatabank loopt nog tot de zomer van 2026. Nadien kunnen de eerste nieuwe gebruikers aansluiten. De verdere ontwikkeling van de erfgoeddatabank gebeurt in nauw overleg met een nog op te richten gebruikersgroep, waarin verschillende gebruikerstypes en ondersteuners vertegenwoordigd zullen zijn. Zo worden de noden van de sector opgevolgd en blijft de erfgoeddatabank een toekomstbestendige oplossing.

Ook de publieke collectiewebsite erfgoeddatabank.be blijft in ontwikkeling. Meemoo werkt onder andere aan een Franstalige en Engelstalige versie ervan. Tegelijkertijd zal het aantal erfgoedobjecten dat zichtbaar is op de website verder groeien naarmate meer organisaties hun objecten registreren en beheren in de erfgoeddatabank. Samen bieden al die objecten een mooi overzicht van het diverse cultureel erfgoed in Vlaanderen. Volgens Famke Peters resulteert dat ook in een groter publiek: “Erfgoeddatabank.be maakt de collecties van verschillende instellingen tegelijkertijd doorzoekbaar. We geloven dat dit ontsluitingsplatform het publieksbereik van het Museum Hof van Busleyden zal vergroten.”

Aansluitend onderzoekt meemoo hoe data uit de erfgoeddatabank toegankelijk gemaakt kunnen worden op Europeana, de Europese portaalsite voor gedigitaliseerde collecties van Europese culturele en wetenschappelijke organisaties.

Tot slot start meemoo in 2026 met een proof of concept voor een Vlaams Termennetwerk, naar analogie met het Nederlandse Termennetwerk. Dat netwerk zal het gebruik van (gestandaardiseerde) termenlijsten vergemakkelijken. Hoe meer organisaties daarvan gebruikmaken, hoe vindbaarder hun collectiedata worden en hoe gemakkelijker ze gekoppeld kunnen worden aan andere data.

Stap mee in de erfgoeddatabank

Werk je met een erfgoedcollectie en ben je op zoek naar professionele ondersteuning bij registratie, beheer en ontsluiting? Dan kan de erfgoeddatabank relevant zijn voor jouw organisatie. Het systeem is gericht op kleinere en grotere collectiebeherende organisaties zonder winstoogmerk, zoals musea, archieven, erfgoedbibliotheken, depots, heemkringen, kerkfabrieken en erfgoedcellen. Wil je een aansluiting verkennen? Neem dan contact op via erfgoeddatabank@meemoo.be. Meer informatie over de gebruiksvoorwaarden en het tariefmodel vind je op support.meemoo.be.