Aftrap Start2Preserve, samen leren digitale content duurzaam te bewaren

In de kantlijn van iPRES, de internationale conferentie over digitale preservering die in het najaar van 2024 in Vlaanderen landde, werd een praktijknetwerk opgestart voor organisaties in Vlaanderen en Nederland die aan de slag willen met het duurzaam bewaren van hun digitale content. Het doel van dit praktijknetwerk is om de medewerkers van die organisaties in contact te brengen met elkaar en uitdagingen, vragen, praktijkvoorbeelden en kennis uit te wisselen.

Deze eerste Start2Preserve-bijeenkomst werd georganiseerd door een werkgroep met leden van DAV, AIDA, FARO, Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en meemoo binnen het subcommittee Start2Preserve van iPRES 2024. Samenwerking, kennisdeling en het starten van een community staan centraal. Na afloop van iPRES 2024 wordt het praktijknetwerk verdergezet door meemoo en Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), en zal het twee keer per jaar samenkomen - afwisselend in België en Nederland.

Op het programma

De eerste keynotelezing van iPRES 2024

De meeste deelnemers zijn de dag begonnen met het bijwonen de eerste keynote-lezing van de iPRES 20024-conferentie. Die lezing werd gegeven door Claire Warnier en handelde over het project 'Atlas of Lost Finds'. Ze liet zien hoe gedigitaliseerde data op een zinvolle manier kan worden gebruikt opdat de verhalen van een object weer tot leven komen. Ze deed dat aan de hand van het gebruik van 3D-scans om artefacten die verloren zijn gegaan bij de brand van het Museu Nacional in Rio de Janeiro opnieuw te materialiseren.

Introductie

Voordat we overgingen naar de praktijkvoorbeelden en groepsgesprekken over digitale duurzaamheid, leerden we elkaar kort kennen. Via een Mentimeter polsten we naar de aanwezige organisaties en hun ervaring met digitale preservering, en vooral wat ze hoopten bij te leren op de startbijeenkomst van het praktijknetwerk. De reacties waren uiteenlopend, maar de antwoorden die het vaakst terugkeerden op onze vraag wat ze hoopten te leveren waren ‘SharePoint’, ‘Uitwisseling’, ‘Best Practices’, ‘Gedeelde Ervaringen’ en ‘Tools’.

De antwoorden van de deelnemers op de vraag: Wat hoop je te leren of te ervaren op deze startbijeenkomst?

De antwoorden van de deelnemers op de vraag: Wat zijn de grootste digitale preserveringsuitdagingen die je ervaart?

Ze gaven ons meteen ook een interessante blik op hun grootste preserveringsuitdagingen. De grootste uitdaging bleek het tekort aan mensen, middelen en/of kennis. Maar ook de uitdagingen ‘Opslag van data’, ‘Veroudering van apparatuur of software’, ‘De keuzes: wat bewaar je wel of niet?’ en ‘Lastig vindbare documenten of informatie’ scoorden zeer hoog.

Praktijkvoorbeelden

Na de middag werden drie good practices over digitale duurzaamheid uit de erfgoed-, kunsten- en overheidssector uit Vlaanderen gepresenteerd, gevolgd door een presentatie over tools, wegwijzers en tips voor het duurzaam maken van je digitaal materiaal uit Nederland.

→ Pierre Van Diest (DE SINGEL) vertelde hoe deSingel als podiumkunstenorganisatie aan de slag gaat met digitaal informatiebeheer als dagelijks werkinstrument. Hierbij stelt hij de “kerntools” in die dagelijkse processen voor en hoe die gelinkt worden aan elkaar én aan het digitaal archief, of het e-depot van deSingel.

→ Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut / AIDA) stelde voor hoe het AIDA-kernteam sinds 2017 de koppen bijeen stak om na te denken over een gemeenschappelijk beleid rond digitale preservatie en een strategie voor de preservering van digitale privaatrechtelijke archieven en collecties. Daarna stelde hij het ondernemingsplan van AIDA voor, dat ervoor moet zorgen dat de vergaarde expertise verder wordt bestendigd en gedeeld wordt binnen de sector in België/Vlaanderen.

→ Tamara van Zwol (Netwerk Digitaal Erfgoed) stipte in haar presentatie kort de noodzaak en uitdagingen van duurzame toegankelijkheid aan en reikte de deelnemers vervolgens een uitgebreid overzicht aan met praktische tools en tips om je digitale content duurzaam te bewaren.

→ Sarah Macquoy en Simone Delvaux (Vlaamse overheid, Agentschap Binnenlands Bestuur) presenteerden hoe ze SharePoint gebruiken bij het beheer van digitale informatie en welk traject ze sinds 2015 hebben afgelegd om SharePoint optimaal in hun werking te integreren en het af te stemmen met het Serieregister - het het centrale register waarin Vlaamse overheidsinstanties de categorieën van bestuursdocumenten (series) publiceren.

In gesprek over thema’s rond digitale duurzaamheid

Nadat de deelnemers voldoende informatie en inspiratie hadden opgedaan, gingen ze in groepjes aan de slag rond specifieke vragen op het gebied van digitale duurzaamheid en samenwerking in de community. Ze konden kiezen uit vragen die betrekking hadden op de risico’s van informatieverlies, het beheer van metadata, de opname van digitale objecten in een veilige opslagomgeving, de duurzame digitale bewaring en het verzekeren van een duurzame toegang tot digitaal archiefmateriaal. Ook samenwerking met andere organisaties, het creëren van een draagvlak voor digitale duurzaamheid en de ecologische impact van digitale preservering konden aan bod komen. Nadien stelde elke groep voor wat in hun gesprek ter sprake kwam, zoals de thema’s die ze kozen te behandelen of gemeenschappelijke uitdagingen die ze identificeerden. In onderstaand document vind je de opdrachten, vragen en links naar handige bronnen:

Wat zijn de vervolgstappen?

Hoe gaan we verder met de uitbouw van dit Vlaams-Nederlandse praktijknetwerk? Dat vroegen we op het einde ook aan de deelnemers. Meemoo en Netwerk Digitaal Erfgoed gaan de komende weken met die input aan de slag om het programma van de volgende bijeenkomst te bepalen. De tweede bijeenkomst van Start2Preserve zal plaatsvinden aan het begin van 2025. Houd onze kanalen in de gaten voor meer informatie!

Het grootste deel van hen liet weten dat ze interesse hebben om het praktijknetwerk verder te zetten! Volgens hen zijn een aantal belangrijke thema’s die op de radar moeten blijven staan: het e-depot, AI, SharePoint en praktische opleidingen.

De antwoorden van de deelnemers op de vraag: Welke thema's zijn belangrijk om samen op te pakken?

De vorm waarin het praktijknetwerk wordt voortgezet, staat nog open, maar de deelnemers gaven alvast mee dat ze nood hebben aan werkgroepen rond concrete thema’s via onsite of online bijeenkomsten. Samengevat: open, laagdrempelig samenkomsten, over de domeinen heen en met een praktische inslag.