Verslag Vlaams-Nederlandse Studiedag Digitale Strategie

In Vlaanderen hebben we het over een digitale strategie, in Nederland spreken ze dan weer over een informatiebeleidsplan om digitale collecties houdbaar, bruikbaar en zichtbaar te maken. De gemene deler? Beide helpen cultureelerfgoedorganisaties om de doelen van hun digitale werking rond de collecties te bereiken.

Hoe begin je aan een digitale strategie? Hoe detecteer je de noden van je instelling en je gebruikers? Hoe zet je die om naar concrete doelstellingen en een actieplan? En hoe zorg je ervoor dat de doelstellingen op verschillende niveaus - overheid, provincies, steden, individuele instellingen - gealigneerd blijven?

Om deze vragen te bespreken en om ervaringen uit te wisselen, organiseerden we op 29 november 2024 samen met NDE een kennisuitwisselingsdag rond digitale strategie.

Wat stond er op het programma?

De dag begon met een introductie door Bart Magnus (meemoo) en - als opwarming - een korte pingpongspel tussen Wilbert Helmus (NDE) en Rony Vissers (meemoo) waarbij ze enkele termen en begrippen die in Nederland en Vlaanderen worden gebruikt in het kader van digitale strategie en informatiebeleidsplan, bespraken.

De deelnemers konden daarna twee van de vier break-outsessies volgen:

Sessie 1 - Wat heb je nodig?

In deze sessie polsten we bij digitale strategen uit cultureelerfgoedorganisaties naar hun ervaring en gingen op zoek naar een overzicht van de middelen en vaardigheden die je nodig hebt om een digitale strategie of informatieplan voor je collectiewerking op te maken. De sprekers waren:

Katrien Steelandt (coördinator e-cultuur, Musea Brugge)
Wouter Daemen (digitaal-erfgoed-coach, Huis voor de Kunsten Limburg)
Rony Vissers (meemoo) in samenwerking met Eline Van de Voorde (zakelijk leider, Museum Dr. Guislain)
Camille Reynders (digitaal expert, M HKA)
Sofie Teugels (digitaal strateeg, Huis van Alijn en Industriemuseum)

Sessie 2 - Wat lost het op?

In deze sessie begeleidden Bart Magnus (meemoo) en Alina Saenko (meemoo) de deelnemers bij de eerste stappen die je kan nemen als je aan een digitale strategie voor de collectie van je organisatie wilt beginnen:

nadenken over de digitale noden van je cultureelerfgoedorganisatie en je doelgroepen
de noden omvormen naar doelstellingen voor je digitale strategie of informatieplan.

Sessie 3 - Wat wil de gebruiker?

Een belangrijk deel van de opmaak van je digitale strategie of informatieplan is het nadenken over de gebruikers van je digitale collectie(s). In deze sessie van Mirjam Verloop (mirjamverloop.nl) hebben de deelnemers nagedacht over wie de doelgroepen zijn van hun organisatie, welk gedrag ze kunnen vertonen, en welke impact dit heeft op je digitale strategie of informatieplan.

Sessie 4 - Hoe ga je van strategie naar actie?

In deze sessie van Sies Vonk (Vossekin digitaal erfgoed projecten) leerden de deelnemers hoe ze de strategische doelstellingen van hun digitale strategie of informatieplan kunnen vertalen naar een concreet actieplan.

In de namiddag konden de deelnemers twee opeenvolgende panels volgen:

Wat is de strategische visie van de (subsidiërende) overheid op de digitale werking van de cultureelerfgoedsector?

Wilbert Helmus (netwerkmanager, NDE)
Wouter Daemen (digitaal-erfgoed-coach, Huis voor de Kunsten Limburg)
Hans van der Linden (adjunct van de directeur, Vlaamse Overheid. Departement Cultuur, Jeugd en Media)
Tijs De Schacht (coödinator Erfgoedcel Gent, Gents lerend netwerk digitaal erfgoedbeleid)
Sarah Eloy (conservator digitale collecties, Boekentoren UGENT, Gents lerend netwerk digitaal erfgoedbeleid)

Wat levert een digitale strategie organisaties (of een cluster van organisaties) op?

Diethard Vlaeminck (digitale collectie-manager, KOERS)
Katrien Steelandt (coördinator e-cultuur, Musea Brugge)
Jetske Evenhuis (adviseur, GEON)
Nine Claassen (data-cleaner, Erfgoedhuis Zuid-Holland)
Thomas van Maaren (community manager, WO2Net)

We hebben de dag afgesloten met enkele takeaways en een gezellig gesprek met een borrel.

Wat hebben we geleerd?

Uit de gedeelde ervaringen hebben we vooral gezien dat een digitale strategie sterk bijdraagt bij het verduurzamen van je digitale werking rond je collectie. Het levert zeker wat op om je visie en je doelstellingen neer te schrijven in zo’n richtinggevend document. Je kan zo’n digitale strategie echter niet in je eentje opstellen. Verschillende collega’s uit je organisatie dienen erbij betrokken te worden. De digitale strategie bestaat niet in een vacuüm, en moet aansluiten bij zowel het algemene (collectie)beleid van de organisatie als aansluiten bij beleid van subsidiërende overheden (stedelijk, landelijk, ...).

Het is belangrijk om te vertrekken van de noden van interne en externe doelgroepen, om je doelstellingen voor je digitale strategie te formuleren. Hiervoor kan je onderzoek doen naar verschillende gebruikersprofielen en ervaringen die gebruikers verwachten met betrekking tot je collectie.

De digitale strategie is geen actieplan, maar wel een basis om een concreet en haalbaar actieplan op te stellen. Vertrekkend vanuit methodes, succesfactoren en indicatoren bij de doelstellingen kan je taken definiëren waarmee je gefaseerd aan de slag kan gaan.

Er bleven ook nog enkele onopgeloste vragen, waar verder onderzoek en kennisuitwisseling voor nodig is:

Wat is de beste aanpak om de digitale strategie zelf te verduurzamen, zonder duidelijkheid over middelen op lange termijn? Kennis en middelen zijn schaars, echter die zijn wel nodig voor duurzame opvolging.
Hoe leg je de noodzaak van een digitale strategie het beste uit aan je management?
Je wil iedereen bereiken, maar dat is veel te breed! Hoe bepaal je best de prioritering?

We vonden het een geslaagde studiedag en zijn dankbaar voor de vele interessante gesprekken en gedeelde ervaringen!